規(guī)劃部署統(tǒng)一通信時(shí)“最易忽略”的環(huán)節(jié)
賈曉彤 2009/12/30
在中國(guó)，很多企業(yè)的CIO們已經(jīng)意識(shí)到統(tǒng)一通信能給企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值，希望借此幫助企業(yè)提高效率、節(jié)約成本、增強(qiáng)協(xié)同能力，進(jìn)而提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。他們肩負(fù)著為企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力的重要職責(zé)，除了要根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，考慮和提出企業(yè)的信息戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)信息化推進(jìn)工作中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員配置、資源調(diào)配等，他們還需要確保部署的系統(tǒng)能夠真正幫助企業(yè)獲得收益。
隨著統(tǒng)一通信技術(shù)的普及與推廣，CIO們也對(duì)統(tǒng)一通信系統(tǒng)的規(guī)劃和部署不再陌生。
他們會(huì)進(jìn)行細(xì)致的前期規(guī)劃：確保網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)符合要求；確定要部署的統(tǒng)一通信組件；決定不同組件的整合方式；考慮整個(gè)系統(tǒng)的安全性保障；強(qiáng)調(diào)為未來(lái)功能拓展預(yù)留的接口；規(guī)劃與現(xiàn)有通信系統(tǒng)的整合方式以及與企業(yè)辦公OA系統(tǒng)的銜接。
他們?cè)诓渴疬^(guò)程中懂得根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀分階段、分步驟、分層次的實(shí)施；嚴(yán)格按規(guī)劃配置，以確保日后的維護(hù)的便捷性。
他們也會(huì)在部署后制定嚴(yán)格縝密的培訓(xùn)計(jì)劃，因?yàn)樗麄兠靼兹绻狈Ρ匾呐嘤?xùn)，最終會(huì)導(dǎo)致用戶(hù)的混亂并迷失在他們并不熟悉的系統(tǒng)環(huán)境中，如果得不到用戶(hù)的認(rèn)可，或者用戶(hù)不采用這些新功能，所有的一切都沒(méi)有任何價(jià)值。
然而，經(jīng)過(guò)這樣縝密細(xì)致的規(guī)劃和規(guī)范的部署后，不少企業(yè)CIO們似乎并沒(méi)有的得到之前想象的效果，他們只是被告知：現(xiàn)在您的員工，可以通過(guò)Outlook讀取語(yǔ)音留言、查看傳真文件，在異地接聽(tīng)辦公室電話，電腦上的軟件可以實(shí)現(xiàn)點(diǎn)擊呼叫和即時(shí)消息......�？蛇@些功能如何能夠幫助企業(yè)提高效率，改善流程，節(jié)約成本？提供商的售前工程師的方案都是圍繞幫企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)什么樣炫酷的功能，售后工程師則是根據(jù)方案完成這些功能的配置，到底如何能夠真正幫助到企業(yè)，似乎沒(méi)有了答案。為什么？
因?yàn)镃IO們和提供商都忽略了統(tǒng)一通信在規(guī)劃和部署中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)---“調(diào)研”。在對(duì)企業(yè)的統(tǒng)一通信平臺(tái)前期規(guī)劃時(shí)，除了所提到技術(shù)層面的問(wèn)題，還必須對(duì)企業(yè)的具體工作流程和溝通需求做詳細(xì)的調(diào)研。
首先，清楚企業(yè)部署需要達(dá)到的目標(biāo)至關(guān)重要，無(wú)論是提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象，還是提升企業(yè)客戶(hù)的服務(wù)體驗(yàn)，都要做到“有的放矢“，否則復(fù)雜重疊的系統(tǒng)只會(huì)適得其反。
其次，需要與公司各部門(mén)熟悉工作及溝通流程的員工做詳盡溝通，例如：與本部門(mén)日常聯(lián)系最頻繁的部門(mén)是哪個(gè)？是否經(jīng)常需要外出辦公？本部門(mén)員工是否經(jīng)常開(kāi)會(huì)？開(kāi)會(huì)只需要語(yǔ)音溝通，還是需要視頻和多媒體溝通？本部門(mén)大多數(shù)會(huì)議參加人數(shù)有多少？是否需要在公司外參加會(huì)議？當(dāng)前日常工作中溝通方面遇到最大的問(wèn)題是什么？。。。通過(guò)詳盡的溝通調(diào)研，將企業(yè)的員工分成大類(lèi)，并確認(rèn)他們各自的工作流程和溝通習(xí)慣，利用統(tǒng)一通信的豐富功能為不同人群量身設(shè)計(jì)最佳的溝通方式。
最后，統(tǒng)一通信不是一個(gè)產(chǎn)品，它是一個(gè)理念，是一個(gè)方法，是一個(gè)解決方案。統(tǒng)一通信絕不僅僅是一個(gè)升級(jí)版本的企業(yè)電話系統(tǒng)，它應(yīng)該成為企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，因此，了解企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，將統(tǒng)一通信平臺(tái)與企業(yè)的辦公OA系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)，甚至是ERP系統(tǒng)整合，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)工作流程化、流程自動(dòng)化，讓通信驅(qū)動(dòng)流程，讓流程幫助企業(yè)！
經(jīng)過(guò)這個(gè)“最易忽略“的環(huán)節(jié)，無(wú)論是企業(yè)的CIO們還是方案提供商，才都能夠走出這不應(yīng)有的尷尬。否則，企業(yè)了解自身工作溝通中的難題，但不知道能夠通過(guò)統(tǒng)一通信得到解決，而提供方案的供應(yīng)商知道統(tǒng)一通信的強(qiáng)大功用，卻又不懂客戶(hù)的工作流程和實(shí)際遇到的問(wèn)題，無(wú)法幫助企業(yè)解決這些并不難的”難題“。
對(duì)于統(tǒng)一通信，沒(méi)有任何一個(gè)成功的案例能夠完全照搬給一個(gè)企業(yè)用戶(hù)，因此，這個(gè)“最易忽略“的環(huán)節(jié)不容忽視。
CTI論壇編輯
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