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TraFax Server高效傳真解決方案

2003/03/26

　　TraFax Client(Web Client)傳真地址簿管理聯(lián)系人信息。發(fā)送傳真時，直接從地址簿中選擇收件人信息，TraFax Server在發(fā)送傳真時自動生成包含聯(lián)系人姓名，公司名稱，傳真號碼的傳真封面。

　　您還可以將聯(lián)系人分成組，當您要給一組聯(lián)系人發(fā)送同樣內(nèi)容的傳真時選擇相應組作為收件人即可。客戶端程序的地址簿為用戶提供多種地址簿數(shù)據(jù)庫的導入/導出功能，如支持從Microsoft Outlook通訊簿導入聯(lián)系人信息。

• 個性化的傳真封面自動生成

　　傳真封面是一個包含發(fā)件人，收件人，傳真主題及其它相關信息的附加傳真頁面。
您可以設計自己喜歡的傳真封面。發(fā)送傳真時TraFax Server自動生成包含發(fā)件人，收件人詳細信息及傳真主題內(nèi)容的傳真封面，并連同傳真文件一起發(fā)送給收件人。

• 傳真文檔自動轉換

　　TraFax Server文檔轉換功能負責把用戶要發(fā)送的文件轉換成標準傳真格式的TIFF文件。

　　TraFax Server提供了兩種自動轉換方式：
　　--任何Windows程序產(chǎn)生的文件，通過打印到TraFax Printer，系統(tǒng)自動將文件轉換成Tiff格式。
　　--作為附件，doc、xls、pdf、html、rtf、txt、jpg等格式的文件直接發(fā)送到TraFax Server。這些文件將在服務器端被自動轉換成傳真格式。

• TraFax viewer傳真瀏覽器

　　TraFax Client內(nèi)置傳真瀏覽器，您在發(fā)送或接收傳真時可預覽傳真。您也可使用TraFax Viewer方便地查看和編輯傳真。您可對傳真文件進行編輯（如插入文本，加上批注，加蓋印章等）然后發(fā)送或轉發(fā)給其他人。

　　TraFax viewer傳真編輯工具還提供了傳真"分割"功能，如果接收到的一個傳真文件有多頁，并且這些不同內(nèi)容的頁面可能需要轉發(fā)給不同的部門，這時可以使用傳真"分割"功能，將這份傳真分為幾個傳真文件分別保存或轉發(fā)給不同的部門。

• 傳真信史通知

　　傳真信使負責向客戶端報告收發(fā)傳真的信息，當您發(fā)送傳真后不久您將收到傳真信使的報告，內(nèi)容包括傳真是否發(fā)送成功、發(fā)送傳真的日期時間、傳真頁數(shù)、傳真主題等。當您有新傳真時，傳真信使也會自動提醒您有幾個新傳真要接收。
傳真通知還可以是Email和手機短信的方式，用戶可以選擇自己需要的方式接收傳真信史通知，不再受時間可空間的限制。

• TraFax Server語音功能

　　TraFax Server充分利用傳真板卡的語音功能提示用戶接收傳真和輸入傳真信箱號碼。

　　TraFax Server在發(fā)送傳真時，如對方是人工應答，系統(tǒng)可以自動播放語音提示，請求對方接收傳真，從而提高了傳真的成功率。

　　TraFax Server應答電話后，自動播放語音提示，請求輸入傳真信箱號碼，以便確認傳真接收人。

• 發(fā)送傳真

　　從TraFax Client，WEB Client，Internet郵件客戶端（POP3/SMTP），掃描儀發(fā)出的傳真請求通過TraFax Server傳真服務器發(fā)送傳真的過程。

最佳成本路由選擇

　　TraFax Server支持電話傳真和Internet網(wǎng)絡傳真。TraFax Server智能化的路由選擇是指在滿足傳真發(fā)送及時可靠的前提下盡可能的節(jié)省通信費用。TraFax Server采用智能最佳成本路由選擇方法，更靈活的利用IDD電話，IP電話，專線電話，Internet網(wǎng)絡發(fā)送傳真，從而實現(xiàn)在達到滿意的傳真效果的同時降低通信成本。TraFax Server提供的智能路由選擇不是簡單的按照對方傳真號碼來決定用IDD電話，IP電話還是Internet網(wǎng)絡發(fā)送傳真。TraFax Server在接收到發(fā)送傳真的請求后會判斷傳真號碼, 待發(fā)日期時間, 傳真件的優(yōu)先級別和傳真源。然后, 按預定的撥號規(guī)則，選擇最佳成本路由優(yōu)先發(fā)送傳真。

定時發(fā)送傳真

　　TraFax Server可按客戶端指定的時間發(fā)送傳真。用戶可選擇傳真線路較空閑的時間或電話費用優(yōu)惠的時間段發(fā)送大量傳真；對于發(fā)送國際傳真使用定時發(fā)送功能可解決時差問題。

傳真群發(fā)

　　一次操作就可將相同內(nèi)容的傳真文件發(fā)給多個不同的地方，在發(fā)送傳真時通過指定多個或一組聯(lián)系人作為傳真接收人，發(fā)送傳真即可實現(xiàn)傳真群發(fā)。

傳真失敗自動重發(fā)

　　TraFax Server竭盡全力保證每一個傳真都能成功，及時的發(fā)送到目的地.。因對方占線，無人接聽導致傳真失敗，系統(tǒng)自動重發(fā)，或者改用接收人備用傳真號碼，發(fā)送傳真。

　　對于因線路質(zhì)量導致的傳真中斷，系統(tǒng)可以自動重發(fā)失敗頁。由于IP網(wǎng)絡故障，廣域網(wǎng)失敗引起傳真路由不通，導致傳真失敗，系統(tǒng)自動選擇其它備用路由重發(fā)傳真。

傳真簽審

　　重要的文件如合同，報價，訂單只有經(jīng)過有關部門審批過傳真才可以發(fā)送出去，而且經(jīng)過審批的傳真文件再不可以更改。

取消待發(fā)傳真

　　用戶可以取消自己提交的發(fā)送傳真任務，如果這個傳真還處在待發(fā)狀態(tài)。

　　TraFax Server可將接收到的傳真自動分發(fā)到員工的傳真信箱和Email信箱。系統(tǒng)可以選擇DID/DTMF、CSID、Caller ID或按進入線路，進入的日期時間來確認傳真的正確接收人。當某個傳真不能確認接收人時，被分發(fā)到一個默認的傳真信箱，由專門的分發(fā)人員預覽傳真后轉發(fā)給正確的接收人。

　　傳真接收人可以通過TraFax Client，WEB Client，Internet郵件客戶端接收和查看傳真。

　　DID/DTMF----基于對方接通傳真服務器后所撥的DTMF(傳真信箱)號碼或通ISDN/DID傳送過來的號碼確認接收人。給每個員工分配一個傳真信箱號碼，對方在發(fā)送傳真時按TraFax Server播放的語音提示輸入傳真信箱號碼發(fā)送傳真，系統(tǒng)將傳真文件自動分發(fā)到相應的信箱中，增強了傳真的保密性和及時性。

　　CSID/Caller ID----按傳真服務器接收到的對方傳真標識（CSID）或來電顯示主叫號碼(Caller ID)確認接收人。

　　Channel----在系統(tǒng)有多條傳真線時按傳真進入的線路指定接收人。

　　Date/Time----按收到傳日期/時間指定接收人。

接收信箱中的傳真

　　TraFax Client，WEB Client接收您信箱里的傳真，瀏覽傳真內(nèi)容，編輯傳真主題，可建立多個文件夾并將傳真文件用拖拉的方式放入文件夾中，便于分類管理。

查看及轉發(fā)傳真

　　您也可使用TraFax Viewer方便地查看和編輯傳真并對傳真文件進行編輯（如插入文本，加上批注，加蓋印章等）然后發(fā)送或轉發(fā)給其他人。

接收到的傳真自動打印

　　TraFax Server接收到的傳真還可以自動發(fā)送到指定的打印機，打印出來作為硬拷貝保存。

• 傳真自動回復

　　Trafax on Demand是一個能夠提供24小時自助式傳真服務的功能模塊�？蛻粲脗髡鏅C撥通Trafax on Demand傳真回復系統(tǒng)熱線電話，在系統(tǒng)語音的引導下輸入資料編號后，按下傳真機上的"Start"鍵，即可得到所需要的傳真資料。整個過程簡單快捷無需人工干預，提供的服務完全不受地域和時間的限制。使用Trafax on Demand傳真回復系統(tǒng)可以節(jié)省您的時間和金錢。

　　Email Gateway能將TraFax Server服務器和您現(xiàn)有Email郵件管理器結合在一起。

　　如果您有一個SMTP/ POP3郵件服務器（如Lotus Notes、VPOP3、Sendmail 等）， TraFax Server Email Gateway，使您可用自己熟悉的Email工具如Outlook、foxmail、Notes Client等收發(fā)傳真。

　　 TraFax Server接收到給您的傳真后，將傳真以附件的方式發(fā)送到您的Email信箱中，郵件的正文記載著傳真的接收時間和其它相關信息。發(fā)送傳真只需要將傳真文件作為附件，并按TraFax Server規(guī)定的格式填寫郵件主題，發(fā)送到TraFax Server指定的郵箱。

• Web Client

　　TraFax Web客戶端使您能夠通過瀏覽器收發(fā)和管理您的傳真文件。無論是在辦公室, 家里, 或世界的另外一端, 只需要在瀏覽器中輸入傳真服務器的地址, 就可以登陸訪問您已發(fā)送和收到的傳真。您可以盡情享受因特網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)所帶來的便利。

　　Web客戶端在設計時就考慮到遵循HTML開放標準, TraFax Web客戶端完全沒有跨平臺兼容問題.，您可以在Windows, Macintosh, UNIX或者任何支持Web瀏覽器的平臺上收發(fā)傳真。

　　Web客戶端與Fax Client具有同樣的傳真功能，使用是非常方便，用戶不需要安裝傳真客戶端軟件，通過Web瀏覽器就能完成傳真收發(fā)，傳真管理等事情。

• TraFax Server API開發(fā)接口

　　TraFax Server提供一套COM組件開發(fā)接口（COM API），TraFax Server能夠與企業(yè)的其他業(yè)務系統(tǒng)平滑集成，從而達到傳真系統(tǒng)與其他應用系統(tǒng)的協(xié)同工作，提高辦公效率。

• IPLink

　　使用TraFax IPLink可將企業(yè)分布在全國或全球的TraFax Server通過國際互聯(lián)網(wǎng)或企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)連接起來，這樣傳真被傳遞到離目的地最近的傳真服務器上后才發(fā)送出去，從而將國際，國內(nèi)傳真費用減少為本地傳真費用，并且將企業(yè)內(nèi)部用戶之間發(fā)送傳真的費用減少為零。 使用TraFax IPLink帶來的好處是顯而易見的,它能為企業(yè)節(jié)省大量長途電話費用，而且用戶使用也非常方便，因為用戶不知道也不用關心傳真是通過傳統(tǒng)電話線還是IPLink發(fā)送出去的，并且用戶也不用改變原來習慣的傳真號碼。

• 傳真文件統(tǒng)一管理

　　TraFax Server集中管理傳真，使企業(yè)內(nèi)部員工共享傳真信息成為可能。同事之間可以發(fā)送和轉發(fā)傳真。對于發(fā)送和接收的傳真文件TraFax Server具有可靠存檔和快速檢索的能力。

　　您可以按日期、收件人、傳真號碼、傳真主題、CSID、Caller ID等多種方式查找權限范圍內(nèi)的傳真文件。這樣可以幫助您從大量的傳真文件中立刻找到需要的傳真文件，這也是TraFax Server傳真服務器的方便之處。

• 用戶管理

　　您可為網(wǎng)絡內(nèi)各部門的用戶設置不同的傳真權限，如是否只能發(fā)送或接收傳真，是否具有Email-to- Fax的使用權限，發(fā)送傳真優(yōu)先級別，發(fā)送傳真時所撥傳真號碼是否受限制等。

• 傳真服務狀態(tài)監(jiān)控

　　在TraFax Administrator傳真管理器中，您能夠查看當前各個傳真通道的狀態(tài)，如空閑、正在發(fā)送、正在接收等。

　　您可監(jiān)控當前的傳真任務，如當前的傳真任務排隊情況、任務發(fā)送人和計算機名稱、任務發(fā)送狀態(tài)等。您也可暫停某個任務或刪除某個任務。

• 傳真日志

　　TraFax Server將接收和發(fā)送傳真的詳細信息記錄在服務器的數(shù)據(jù)庫中，服務器端提供的傳真查詢統(tǒng)計功能將幫助傳真管理員及時了解公司的傳真收發(fā)情況。

• 傳真計費

　　 TraFax Server計費系統(tǒng)記錄發(fā)送傳真的用戶名稱、對方傳真號碼、通話時長、日期時間等信息并自動計算出傳真費用，方便您管理和控制傳真費用支出。

系統(tǒng)主要特點和優(yōu)勢

TraFax Server傳真服務器的主要優(yōu)勢包括：

　　電子文檔直接傳真，不需浪費時間等候。可節(jié)省大量的資源、人力、時 間，省下大筆費用。接收傳真時傳真直達收件人，減少多余的環(huán)節(jié)，縮短信息傳遞時間，使傳真盡快得到處理。

　　傳真統(tǒng)一管理，所有傳真文件都保存在傳真服務器里，電子文檔查找方便。

　　如果選用傳統(tǒng)的傳真機，同時購置多臺，對于公司來說也是一個不小的開支。而拓敏傳真服務器只用一臺服務器就取代了幾十臺昂貴的傳真機，在最初購置成本上有很大的節(jié)約。

　　由于企業(yè)對傳真有很大的依賴性，每臺傳真機的維護成本也居高不下，而采用拓敏傳真服務器就可以節(jié)省維護費用。

• 有效節(jié)省辦公通信成本

　　高效傳真系統(tǒng)節(jié)省傳真?zhèn)鬏敃r間，因而節(jié)省通信費用。同時利用通信費用優(yōu)惠的時間段發(fā)送傳真或利用IP網(wǎng)關，通過Internet發(fā)送傳真，大幅度降低傳真費用。

　　用一個自己的傳真號碼與客戶保持安全的傳真通信，甚至在身處異地的時候也能通過Email收發(fā)傳真。

　　傳真資源共享，多個傳真通道系統(tǒng)智能分配，提高系統(tǒng)的利用率，保證信息傳遞更加暢通。域內(nèi)用戶傳真文件的相互傳遞，提高了工作效率。

• 結合辦公應用系統(tǒng)，充分保護原有投資

　　TraFax Server能夠與企業(yè)的其他業(yè)務系統(tǒng)有機集成，在現(xiàn)有的ERP，CRM，OA系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)自動傳真，從而不但有效利用了現(xiàn)有資源，而且使用戶的原有投資得到充分保護。

系統(tǒng)需求

系統(tǒng)支持Modem ，Dialogic，Dialogic Gammlink，NMS系列傳真卡
Dialogic系列傳真卡

VFX40ESC 、VFX40PCI、 VFX41JCT、 DMF3001E1PCI
Dialogic Gammlink系列傳真卡

CPI100、 CPI200PCI、 CPI400PCI、 CPI200BRI、 CPI400BRI 、CPI400 、CPI200B、
CPI100B 、CPI3000CTE1、 CP6SC 、CP12SC
NMS系列傳真卡

QX2000、AG2000、AG-E1、AG4000、CG6000、CG6500

技術支持

　　無論是在售前還是售后，您都會得到滿意的服務。如果有什么技術問題請訪問我們的站點：www.tomisoft.com。您也可以查看"漫游與演示"初步感受我們的產(chǎn)品，更深層次的了解請下載試用版軟件和用戶手冊。

北京拓敏信息公司供稿 CTI論壇編輯