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EastFax傳真服務(wù)器在政府機(jī)關(guān)解決方案

2010/08/30

• EastFax-創(chuàng)新的融合傳真平臺(tái)專欄
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應(yīng)用分析

　　政府機(jī)構(gòu)作為國(guó)家信息傳遞、規(guī)范管理的重要武器，每天的工作十分繁忙。在這其中，傳真作為通知下達(dá)、文件傳送的重要工具長(zhǎng)期使用下來帶來了諸多的不便。

　　大部分政府部門仍沿用傳統(tǒng)的傳真機(jī)方式，而日常工作中經(jīng)常遇到重要通知文件需要大量分發(fā)至各地部門的情況，面對(duì)此種不同目的地群發(fā)的任務(wù)，傳統(tǒng)方式必須一個(gè)個(gè)號(hào)碼輸入再發(fā)送，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力還容易發(fā)生錯(cuò)誤。

　　在處理傳真文件及對(duì)外發(fā)送傳真時(shí)對(duì)傳真進(jìn)行簽字、蓋章等操作十分頻繁，都必須經(jīng)歷“打印→蓋章→傳真”的繁瑣過程，耗費(fèi)大量紙張耗材不說，還加重工作人員工作量。

　　對(duì)于大多數(shù)政府部門而言，傳真的安全性不容忽視，傳真文件輕易暴露在公開場(chǎng)合對(duì)機(jī)密傳真文件構(gòu)成不小威脅，對(duì)此帶來的后果不堪設(shè)想。

　　傳真文件隨著時(shí)間的積累越來越多，管理成本也水漲船高。無(wú)法解決傳真?zhèn)浞莨芾淼膯栴}，傳真的成本就無(wú)法得到全面的控制。

解決方案

　　EastFax電腦傳真整體解決方案中將傳真?zhèn)�方面做出細(xì)致規(guī)劃，政府部門的傳真難題在EastFax傳真系統(tǒng)中能尋找到最合適的解決方式。

　　EastFax傳真系統(tǒng)在處理傳真群發(fā)設(shè)置上采取一次性輸入目的地號(hào)碼再由系統(tǒng)依次撥號(hào)發(fā)送的方式，同時(shí)啟動(dòng)傳真失敗重發(fā)機(jī)制，節(jié)約了人工撥號(hào)及等待的時(shí)間，工作效率和傳真及時(shí)性得到保證。

　　EastFax傳真服務(wù)器軟件的簽章功能將簽字、蓋章功能輕松應(yīng)用于對(duì)傳真文件的處理上。EastFax強(qiáng)大的傳真編輯器能滿足對(duì)傳真的絕大多數(shù)的處理需求，不僅是簽名蓋章，就連處理意見、傳真修改也可以完成，將傳真簽章所衍生的不必要操作消化殆盡。

　　在EastFax電腦傳真系統(tǒng)中，不論是服務(wù)器端還是客戶端，所有的傳真文件都經(jīng)過加密處理，無(wú)法通過第三方軟件打開查看，更無(wú)法對(duì)傳真內(nèi)容進(jìn)行更改。在桌面上接收、在電腦上加密完全保證了傳真的機(jī)密性。

　　EastFax傳真系統(tǒng)可以對(duì)所有傳真文件自動(dòng)全面?zhèn)浞�，只依賴于服�?wù)器硬盤空間，不受數(shù)據(jù)庫(kù)限制，而自帶的多條件自動(dòng)檢索功能可對(duì)傳真文件快速查找。

案例分析

　　作為北京市的政府核心機(jī)構(gòu)，北京市人民政府每天向十八個(gè)區(qū)縣、幾十個(gè)局、辦公室等單位下達(dá)的文件、通知、指示等此類傳真非常多，市政府一直采用傳統(tǒng)的傳真方式，因傳真量比較大，而且有時(shí)會(huì)集中在某個(gè)時(shí)段大量發(fā)送，所以專門開辟傳真室，安排幾個(gè)人守在幾門傳真機(jī)邊上，一份一份地發(fā)給各個(gè)單位。經(jīng)常一忙就會(huì)亂，亂就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等現(xiàn)象，甚至可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。在傳真室，紙張堆積如山，浪費(fèi)非常大。

　　北京市政府在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)改造時(shí)，意識(shí)到 了傳統(tǒng)傳真方式的種種弊端，決意淘汰傳真機(jī)，全面提高政府的辦公效率，采用先進(jìn)的無(wú)紙化、全自動(dòng)的智能傳真服務(wù)器。此時(shí)EastFax傳真服務(wù)器從國(guó)內(nèi)外眾多傳真服務(wù)器供應(yīng)商中脫穎而出，撥得頭籌。

　　北京市政府通過EastFax傳真服務(wù)器連接著16條傳真線，辦公人員坐在電腦前輕松的提交傳真任務(wù)，即時(shí)群發(fā)傳真也只需一次性輸入傳真號(hào)碼再點(diǎn)擊發(fā)送，剩下就都交給了EastFax傳真系統(tǒng)，一個(gè)人替代了以前十幾個(gè)人的工作，工作效率提高了十幾倍。

　　若發(fā)文需要加蓋印章，經(jīng)過審批后，工作人員將已授權(quán)使用的印章加蓋在傳真文件上發(fā)送便可。傳真文件不需要反復(fù)打印耗費(fèi)紙張，同時(shí)省去了員工跑到不同辦公室加蓋印章的時(shí)間，員工工作量也顯著減少。

　　工作人員通過EastFax傳真軟件專用客戶端接收傳真，傳真文件不再暴露在公共場(chǎng)合，傳真內(nèi)容經(jīng)過服務(wù)器端和客戶端雙重加密得到全面保護(hù)。傳真作為政府機(jī)構(gòu)的重要資源得到有效保障。

　　傳真文件以文件的方式存放在服務(wù)器上，查找迅速，只需要幾秒鐘就可以查到想要的傳真。而多條件的檢索也方便了工作人員對(duì)日常傳真的監(jiān)控管理。

　　在實(shí)施EastFax傳真系統(tǒng)后，北京市人民政府工作人員也真正感受到了無(wú)紙化傳真所帶來的魅力和實(shí)在，EastFax傳真系統(tǒng)在政府行業(yè)的應(yīng)用也得到了最好的驗(yàn)證。

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