HOLLYWAY辦公自動化系統(tǒng)

    為提高工作效率、減輕工作人員的勞動強度，減少辦公費用支出，節(jié)約資源。辦公自動化成為企事業(yè)單位實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的一個重要途徑。

    HWOA系統(tǒng)就是結(jié)合當(dāng)前先進而成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和群件辦公平臺、揉和了當(dāng)前最先進的辦公自動化軟件產(chǎn)品思想，設(shè)計開發(fā)出來的辦公自動化軟件產(chǎn)品，并可根據(jù)用戶的需要隨時修改，滿足用戶的不同需要。HWOA系統(tǒng)的軟件部分采用當(dāng)前最先進的群件辦公系統(tǒng)IBM Notes 4.6作為開發(fā)平臺，這是因為Notes可以很好地組建企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，處理各種數(shù)據(jù)交換、存儲各種與企業(yè)相關(guān)的信息、安裝電子郵件系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)、人員管理系統(tǒng)、會議管理系統(tǒng)、個人信息管理、連接后臺傳統(tǒng)關(guān)系數(shù)據(jù)庫等多種辦公自動化所需的應(yīng)用系統(tǒng)。在配置了相應(yīng)硬件以后，可實現(xiàn)網(wǎng)上可視會議系統(tǒng)、連接Internet，供出差到外地或職工在家中通過電話線或互聯(lián)網(wǎng)訪問單位網(wǎng)絡(luò)；同時，IBM Notes從1995至今一直是全球銷量最多的辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與運行平臺，并連續(xù)多年獲最有價值軟件系統(tǒng)榮譽。HWOA主要功能包括:

公文管理系統(tǒng)：

    (1)發(fā)文系統(tǒng)：發(fā)文系統(tǒng)中，可以定制批閱流程，工作人員起草了發(fā)文以后，根據(jù)批閱流程，由相關(guān)章位批閱，最后交給領(lǐng)導(dǎo)批閱簽發(fā)。在整個過程中，記錄流程的狀態(tài)和每個人員的批閱意見。如果同時配備了檔案管理系統(tǒng)，對于需要進行歸檔的文件，在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，自動進行歸檔處理。如領(lǐng)導(dǎo)需要了解各部門工作情況，工作人員制定好領(lǐng)導(dǎo)需要的報表后（如業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、財務(wù)統(tǒng)計報表、收入統(tǒng)計報表等），制定好批閱流程，系統(tǒng)會自動將發(fā)文轉(zhuǎn)入相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)(如市場部主任、辦公室主任等)進行批閱，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)批閱，發(fā)文會轉(zhuǎn)到公司領(lǐng)導(dǎo)手中，由公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。

    (2)收文系統(tǒng)：收文系統(tǒng)是處理外單位的來文，收到來文后，由具有相應(yīng)登記權(quán)的人對外單位的相應(yīng)來文進行登記，再由擬辦人定義批示流程并選擇閱、辦單位，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)閱辦單位批示、傳閱。最后由歸檔人進行整理，合并各閱辦單位意見并刪除閱辦單位的相應(yīng)附件，并將收文歸檔放入檔案室。此外，當(dāng)收文在流程中的某一環(huán)節(jié)停滯時間超過文件緩急中所定義的天數(shù)，系統(tǒng)會自動發(fā)送催辦郵件直至其完成工作。

    (3)簽報：簽報是處理單位內(nèi)部的文件，起草簽報后，經(jīng)各級部門和領(lǐng)導(dǎo)批閱，最后連同批閱意見發(fā)送給具體執(zhí)行部門或具體執(zhí)行人和簽報起草人。一份簽報逐級通過主辦單位的審批，然后提交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要的是，用戶可以使用自行設(shè)計的簽報稿紙，根據(jù)"機構(gòu)、人員設(shè)置"數(shù)據(jù)庫配置的情況，動態(tài)生成匹配的流程定義。此外，當(dāng)簽報在流程中的某一環(huán)節(jié)停滯時間超過文件緩急中所定義的天數(shù)時，系統(tǒng)會自動發(fā)送催辦郵件直至其完成工作。最后簽報返回給起草人。

    (4)傳閱件：傳閱件可實現(xiàn)無限制地文件流轉(zhuǎn)。傳閱件起草好后，可以在整個單位內(nèi)部傳閱，每個收件人都可以填寫自己的意見，直到有歸檔權(quán)的人收到后，將其放入檔案室。

    (5)統(tǒng)計：發(fā)文、收文、簽到、傳閱件在配置管理信息時，如果選擇了統(tǒng)計功能，則該模塊可以記錄文件的每次流轉(zhuǎn)情況，并根據(jù)這些記錄，自動生成領(lǐng)導(dǎo)及各級單位傳閱各種公文的統(tǒng)計表，包括傳遞份數(shù)、次數(shù)、是否按時等數(shù)據(jù)。

檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)包括以下內(nèi)容：
    (1)收發(fā)文系統(tǒng)檔案室：收文、發(fā)文、簽報、傳閱件在歸檔后檔案管理過程主要包括三個部分，即案卷定義、文件歸卷和文件借閱。不同的人具有不同的檔案借閱權(quán)限。
    (2)業(yè)務(wù)檔案室：可以根據(jù)黃岡電信局現(xiàn)采用的檔案管理制度具體制定，一般包括電信局日常業(yè)務(wù)中需要歸檔的文件管理，包括人事檔案、工作檔案、合同檔案等。用戶可按自己需要對檔案進行分類，定義不同查閱權(quán)限，便于不同用戶進行借閱。

人事管理系統(tǒng)

人事管理可根據(jù)貴公司現(xiàn)采用的人事和工資制定具體制定。一般包括人員信息維護、電信局各單位信息維護、工資管理、勞動保險管理、住房管理及相應(yīng)查詢、統(tǒng)計等功能。

合同管理

合同管理包括合同錄入、合同查詢、合同執(zhí)行情況動態(tài)跟蹤等管理，并生成相應(yīng)查詢、統(tǒng)計報表。

計劃管理

計劃管理包括兩部分：
    (1)業(yè)務(wù)計劃管理：可以根據(jù)貴公司現(xiàn)有計劃管理制度制定，主要包括通過網(wǎng)絡(luò)收集各部門傳送的統(tǒng)計報表，制定年度、月計劃報表。并將報表送入公文管理系統(tǒng)，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。如果配有檔案管理系統(tǒng)，自動進行歸檔處理。
    (2)個人計劃管理：每個工作人員可以根據(jù)需要制定自己的工作日程安排，系統(tǒng)自動按照你設(shè)定的方式定時通知你。同時，系統(tǒng)自動將各種需要你批閱、簽發(fā)的文件自動放入你的計劃管理中，你一開機就可以知道你現(xiàn)在該做哪些事情了。

會議管理系統(tǒng)

在會議管理系統(tǒng)中，我們可以起草會議安排，并給每個與會人員安排與會通知，在會議召開后，可以形成會議紀要，管理員可以創(chuàng)建一周的會議安排表。

信息查詢

任一種報表（財務(wù)統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、收入統(tǒng)計報表）、通知等信息資料，轉(zhuǎn)化為HTML文件格式，放入電信局局域網(wǎng)中，通過Web Server供工作人員查詢。由于不同人員的權(quán)限不同，不同的工作人員可以查詢不同的信息，例如一般工作人員不能查閱重要的統(tǒng)計信息，但可以查閱由局辦公室分發(fā)的各種通知等。

個人信息

用戶可以在個人信息庫中起草發(fā)文、傳閱件或簽報。也可以制定個人日歷（日程安排）、定制工作流程，設(shè)置系統(tǒng)顯示界面等。

系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是保證本系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行一個不可少的子系統(tǒng)。主要包括：
    (1)用戶管理：增加、刪除用戶，修改用戶信息，設(shè)定用戶的權(quán)限，設(shè)定用戶所屬部門等。
    (2)系統(tǒng)運行管理：系統(tǒng)運行參數(shù)設(shè)置、系統(tǒng)運行情況動態(tài)顯示、系統(tǒng)運行參數(shù)統(tǒng)計等。
    (3)系統(tǒng)運行監(jiān)控：如果配置較高性能網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，可以動態(tài)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)各節(jié)點運行情況。