借鑒跨國公司呼叫中心運營管理經(jīng)驗系列之二

呼叫中心座席主管的職責

曾智輝 2001/10/16

一個呼叫中心運營的好壞，有一個很重要的環(huán)節(jié)即是人的管理，一個良好的組織結(jié)構是呼叫中心這臺大機器正常運轉(zhuǎn)的基礎，而作為零件的呼叫中心中的各個職位的盡職工作則是呼叫中心整體正常運轉(zhuǎn)的保證。作為第一線的管理人員的坐席主管（或稱之為班長，supervisor，team leader）的工作質(zhì)量如何就有著尤其重要的影響。作為坐席主管，他/她要承擔什么樣的職責呢？

從總體來看，坐席主管是管理層與一線服務代表(CSR)之間的橋梁和紐帶，是呼叫中心管理措施實施的具體執(zhí)行者，對一線服務代表的士氣及服務水平高低有著直接的影響。

作為一個坐席主管，他/她的主要職責主要包括對一線服務代表的管理，保證業(yè)務過程的正常完成，對業(yè)績進行評估及具體實施相應的改進措施三個方面。在這三個職責中，對一線服務代表的管理是最基本的一個。而對一線服務代表的管理又分為兩個方面，一是培訓和指導服務代表，保證他們服務的專業(yè)化，二是參與或主導招聘活動和控制排班。

除上述三個職責之外，坐席主管的職責還體現(xiàn)在：

• 幫助建立整個呼叫中心的管理和業(yè)務流程，并維護它們的正常運轉(zhuǎn)；
• 對CSR進行質(zhì)量監(jiān)控，和把質(zhì)量監(jiān)控的結(jié)果對CSR進行反饋（通常專業(yè)的呼叫中心中都有專門的質(zhì)量監(jiān)控人員，坐席主管通常不是質(zhì)量監(jiān)控的主要執(zhí)行者）；
• 參與呼叫中心戰(zhàn)略規(guī)劃制定；
• 參與與呼叫中心軟硬件系統(tǒng)相關的決策，比如對現(xiàn)有系統(tǒng)升級的要求，如何更有效地改進或使用相關系統(tǒng)等；
• 參與或負責一些特定的業(yè)務項目，比如說臨時的市場調(diào)查，促銷活動等（這類型的活動通常由專門的項目經(jīng)理來負責）

下圖清晰地描述了前面所講的坐席主管三個最重要的職責：

由上可見，呼叫中心坐席主管的責任可謂大也。當然，這些工作并不是分割獨立的，而是相互關聯(lián)的。一個好的呼叫中心主管，應當能夠自如地把這些工作串起來。同時，作為一名主管，還應當注意，有些事情是“要”做的，有些事情是“不能”做的。

呼叫中心坐席主管的一定“要”做的幾個方面：

1.激勵CSR們，保證他們提供良好的客戶服務，包括

• 監(jiān)督、評估CSR的服務品質(zhì)和業(yè)績并立刻給予反饋；
• 對服務或業(yè)績突出的小組或個人給予認可和獎勵；
• 和CSR建立一種和睦的關系；
• 表現(xiàn)出強烈的團隊精神來影響整個團隊

2.在技能和工具方面給予CSR實際的幫助，使他們能更好地勝任工作

• 通過輔導、培訓和正確的引導來鞏固CSR的技能；
• 幫CSR制定個人能力和職業(yè)發(fā)展計劃

3.保持與CSR之間良好的溝通，包括

• 與CSR保持持續(xù)有效的溝通，保證CSR對呼叫中心的管理決策有著良好的理解；
• 讓CSR參與呼叫中心的一些管理會議和管理決策，特別是一些有培養(yǎng)前途的CSR，加強他們對工作的認同感，同時又能讓他們更好地理解管理層作出這些管理決策背后的原因；
• 舉行一些公開討論會讓CSR能暢所欲言，但要注意，一定要讓CSR知道在會上不管說了什么都不會因為這個追究他的責任，一定要打消他們的心理顧慮；
• 盡可能的讓CSR很容易找到你，不管是尋求你的幫助或找你談心；
• 一定要懂得作一個好的聽眾，要養(yǎng)成良好的傾聽的習慣

4.養(yǎng)成或保持一種“以客為先”的習慣，包括

• 對客戶所關注的問題在第一時間內(nèi)給予解決；
• 主動地與客戶建立一種良好的關系；
• 隨時解決那些CSR們提交上來的客戶抱怨或客戶疑問；
• 警惕客戶經(jīng)常抱怨的問題并主動迅速地解決；
• 如果對客戶有什么承諾的話，一定要記得主動跟進而不要落空

5.養(yǎng)成自身良好的職業(yè)習慣，包括

• 能不斷地去發(fā)覺工作中存在的問題并找出合理的解決辦法；
• 對呼叫中心運作的方方面面都要有一個較好的認識和理解；
• 自己要不斷地去尋找一些可以提高自身素質(zhì)和業(yè)務能力的機會，并且要去主動爭取，這些機會包括公司內(nèi)部和外部的培訓，行業(yè)內(nèi)的交流，研討會等等；
• 保證每天工作任務的完成，知道如何合理的安排時間、合理地作計劃；
• 重視事情的最終結(jié)果。雖然過程也很重要，但結(jié)果才是一件事情成功與否最終的衡量準則。

除了上述一定“要”的幾個方面，呼叫中心坐席主管在以下幾個方面一定“不能”做

1.不要輕視、歧視你的CSR，不要讓他感覺你看不起他；
2.不要讓你CSR的背負超大的工作量，而應保證合理的工作負擔和業(yè)績目標，讓他們覺得目標是可以達到的；
3.不要對你CSR反映的問題置之不理，不聞不問；
4.不要在你的CSR面前表現(xiàn)得脾氣暴躁，或在對某些問題上有過度的、不耐煩的、不可禮遇的反應，要記住，你的負面情緒可能對周圍的人特別是你的下屬造成很大的負面的影響；
5.不要不負責地、負面地評論或指責你的競爭對手、其它經(jīng)理或管理層設置的目標；
6.不要由于個人偏好特別地優(yōu)待某個CSR；
7.不要對你的客戶有負面反應的言行；
8.不要抓某個人的小辮子或讓某個人穿小鞋；
9.不要讓你的CSR做那些連你自己都不愿做的事情，這也就是所謂的“已所不欲，勿施于人”；
10.不要采取一些有違倫理道德或公司的禁止行為的手段去達到業(yè)績目標；
11.不要有一些不必要的缺勤或?qū)ぷ鞯耐侠?/p>