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關(guān)于E-mail的兩難選擇

2004/09/17

　　關(guān)于電子郵件，一種令人震驚的觀點認(rèn)為: 電子郵件在病毒和垃圾郵件的雙重打擊下死期將至。而另一派學(xué)說則認(rèn)為: 盡管電子郵件正面臨各種各樣的麻煩，但根本沒有快死的跡象，相反，在實施災(zāi)難恢復(fù)時，大多數(shù)用戶都希望最先恢復(fù)電子郵件系統(tǒng)。

　　事實上，電子郵件未來可能介于這兩種極端之間，與即時通信、Web會議等一起成為內(nèi)容更為廣泛的協(xié)作套件，同時與語音郵件、聊天等功能結(jié)合組成桌面“活動中心”，并逐漸退居幕后。

　　面對這種趨勢，企業(yè)在完善電子郵件應(yīng)用的過程中不免要面對許多選擇: 是購買一體化的整體解決方案還是采用多廠商策略逐項購買；是外包管理電子郵件還是由自己全權(quán)負(fù)責(zé)；面對新產(chǎn)品，該及時跟進還是等待觀望……

“一體化”還是“多廠商”？

　　消息軟件已經(jīng)變得如此關(guān)鍵，以致于我們很難想像，如果沒有了消息軟件，許多商業(yè)功能是否能夠繼續(xù)存在下去。問題是，您會選擇怎樣的采購模式，是從一家廠商采購一體化的消息/協(xié)作套件，還是從多個廠商分別購買電子郵件和協(xié)作產(chǎn)品呢？

　　業(yè)界分析師和IT經(jīng)理們對兩種戰(zhàn)略都有著不同的觀點，要么贊成，要么反對。但是，從事實來看，有較多的企業(yè)更傾向于選擇套件方案。對于多數(shù)軟件實施來說，通常各公司中有些會選擇一體化的套件，有些則會獨立選用各種組件中最好的產(chǎn)品，兩種選擇方式差不多是各占半壁江山。但是，F(xiàn)orrester Research公司的分析師Nate Root指出，對于消息和協(xié)作應(yīng)用來說，有70%至80%的用戶都更鐘情于套件。

　　人們對套件的青睞在很大程度上是受市場增長的影響。一些最大的廠商，如IBM和微軟公司目前占所有市場份額的三分之二，而且客戶也對他們的產(chǎn)品相當(dāng)滿意。因此這些廠商能夠很容易地從客戶那里賺到數(shù)十萬美元。

　　協(xié)作套件的另一個賣點就是“集成一切”。單獨的產(chǎn)品在結(jié)合使用時經(jīng)常會出現(xiàn)一些不兼容的問題，而且常常需要在集成過程中對代碼進行定制修改。Root說：“今天，像身份管理、企業(yè)目錄和安全策略這樣的功能都是產(chǎn)品的最重要的特性。所以客戶希望能夠從一個集中管理的平臺上獲得這些服務(wù)，而且所有的東西都應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)成的�！边@樣的平臺可以確保只有授權(quán)用戶才可以訪問諸如電子郵件和即時消息等應(yīng)用。

一體化方案適合大型用戶

　　明尼蘇達(dá)人壽保險公司（Minnesota Life Insurance）直到差不多四年前還在使用Lotus Notes和Microsoft Exchange雙平臺環(huán)境。該公司副總裁兼CIO Jean Delaney Nelson 說:“后來公司決定對Notes的電子郵件和協(xié)作特性實施標(biāo)準(zhǔn)化改造。”但是，她指出，要想從Exchange移植出來并非易事。許多員工已經(jīng)習(xí)慣某些系統(tǒng)，而Exchange的用戶也很不愿意改用其他系統(tǒng)。她說：“我們沒辦法在最終用戶之中達(dá)成共識，因此在標(biāo)準(zhǔn)化過程中遇到了巨大的阻力�！�

　　明尼蘇達(dá)人壽保險公司最大的決策因素之一就是要使電子郵件的記錄更容易保留，這主要是為了符合某些法規(guī)的要求，如健康保險移植性和可說明性法案。Nelson指出，僅就一個電子郵件系統(tǒng)來說，可以從三家廠商中進行選擇。但如果要從兩個電子郵件平臺上存檔，很可能會使整體的成本大幅度上升。

　　為了改善通信的質(zhì)量，明尼蘇達(dá)人壽保險公司還需要對消息系統(tǒng)進行標(biāo)準(zhǔn)化。在換裝新系統(tǒng)之前，不同的部門使用的電子郵件系統(tǒng)也是不同的。她說：“過去在在使用即時消息進行交流時，經(jīng)常會出現(xiàn)格式無法識別的問題�，F(xiàn)在，由于我們都使用同一個平臺，所有的消息都是以可以理解的格式在系統(tǒng)中傳輸?shù)�，識別問題也就迎刃而解�！�

　　Nelson還指出，現(xiàn)在，通過共享數(shù)據(jù)庫中的信息，我們可以更容易地在商業(yè)項目上進行協(xié)作。她說：“我們在項目和協(xié)作采購方面廣泛使用了這類軟件，而且效果良好�！痹趽Q用新系統(tǒng)之前，保險業(yè)務(wù)員根本不可能利用自己的電子郵件系統(tǒng)進行跨部門的項目信息共享，例如產(chǎn)品開發(fā)和從其他公司采購產(chǎn)品線。

　　明尼蘇達(dá)人壽還發(fā)現(xiàn)，使用單一平臺可以實現(xiàn)更高的性價比。目前，該公司只需要一個支持團隊就可以解決系統(tǒng)中的所有問題，而在過去可能要為每個平臺環(huán)境配備一個團隊。Nelson 說，由于該公司目前擁有2600個Notes用戶，通過電子郵件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，公司每年可以節(jié)省約100萬美元的成本。節(jié)省成本的主要途徑是減少支持人員、減少停機時間和其他多種因素。

　　大約在一年半以前，費城的Temple大學(xué)也對其電子郵件和即時消息的硬件和軟件進行了合并。該機構(gòu)負(fù)責(zé)計算機和信息服務(wù)的副總裁Timothy O'Rourke說，這所大學(xué)曾經(jīng)運行過11種不同的電子郵件系統(tǒng)，包括一種基于Unix的應(yīng)用、Exchange和Novell公司的GroupWise等。不同的學(xué)院和管理部門通常都使用各自的電子郵件系統(tǒng)。

　　當(dāng)O'Rourke于2002年9月就任Temple大學(xué)的這一職位時，這所大學(xué)正在尋求另一種電子郵件系統(tǒng)。他決定在單一電子郵件系統(tǒng)上投資，從而實現(xiàn)對電子郵件的集中管理、垃圾郵件過濾、共享式日歷安排，以及整個機構(gòu)的全面協(xié)作。

　　Temple最終選擇的是Mirapoint公司的消息平臺，其中包括所有的通信組件。O'Rourke說：“新平臺為公司帶來了許多好處，其中最主要的就是可靠性大為提高。過去，用戶最多的抱怨就是電子郵件經(jīng)常中斷服務(wù)，或者即時消息無法發(fā)送和接收。新平臺則很好地解決了這些問題。”

　　和明尼蘇達(dá)人壽一樣，Temple大學(xué)也從更高效的支持上受益良多，學(xué)校的成本也隨之大幅度降低，包括重新安置三個全置支持人員所節(jié)省的成本。一旦電子郵件或其他組件發(fā)生任何問題，這所大學(xué)只需向一家廠商尋求支持即可，而在過去，恐怕要同時找到好幾家廠商的支持人員才有可能解決問題。

　　但是，O'Rourke認(rèn)為，套件也有其固有的缺點。一些功能，如協(xié)作和共享日歷，比起那些專用的產(chǎn)品來說，系統(tǒng)的強健性要差得多。但O'Rourke也指出：“Temple大學(xué)的45000個用戶中多數(shù)只需要即時消息和簡單的日歷功能。事實證明這是一種非常出色的即時消息系統(tǒng)，但用戶仍然可以有效地使用它的群組件部分�！�

多廠商戰(zhàn)略對小企業(yè)更有意義

　　Root認(rèn)為，套件可以提供足夠的組件，但每個組件并不一定是最好的。他說：“和許多全方位的套件一樣，您投入大量資金獲得的是許多非常好的產(chǎn)品組件，但不一定是最好的服務(wù)�！� Root說，例如套件中內(nèi)建的一些即時消息特性從性能上來說無法與獨立的即時消息產(chǎn)品相媲美，尤其是在企業(yè)防火墻以外與多個即時消息客戶端通信時，套件的劣勢更為明顯。他說：“大型套件通常都非常忠實于自己的品牌，而且都忽視一個基本的事實——其他公司會使用不同的即時消息軟件�！�

　　Eric Goldfarb是專業(yè)金融服務(wù)企業(yè)PRG-Schultz International的CIO，他曾經(jīng)在企業(yè)中使用過所有這兩種方法，并發(fā)現(xiàn)它們各有自身的優(yōu)勢。這家總部設(shè)在亞特蘭大的金融服務(wù)企業(yè)擁有3200名員工，因此該公司使用套件更有意義，因為套件具備更大的擴展能力，而且對于大型企業(yè)而言具備更高的性價比。目前，PRG使用Lotus Notes作為其標(biāo)準(zhǔn)的即時消息和協(xié)作軟件。

　　但是，Goldfarb認(rèn)為，多廠商戰(zhàn)略對于中小型企業(yè)可能具有更大的意義。在他擔(dān)任IT教育及培訓(xùn)機構(gòu)Global Knowledge公司的CIO期間，這家擁有1500名員工的企業(yè)使用的是一種組合式的方式，即使用Exchange實施電子郵件應(yīng)用，而使用其他多個廠商的產(chǎn)品來實現(xiàn)日歷和文檔共享。

　　Goldfarb說：“我們把各種解決方案組成在一起并形成了一個總體的協(xié)作解決方案包，而且它的工作效果相當(dāng)令人滿意�！彼赋�，由于這些組件都是針對特定任務(wù)的，所以它們可以提供比套件更強大的專業(yè)功能。例如，獨立廠商的文檔管理產(chǎn)品可以提供更為詳細(xì)的記錄管理情況，比多數(shù)套件都要理想得多。

　　然而，Goldfarb還指出，對于大型企業(yè)而言，多廠商解決方案可能會導(dǎo)致成本的大幅增加。 Root也認(rèn)為，購買單個應(yīng)用可能是解決中小企業(yè)需求的最佳方法。他說：“小型企業(yè)通常都不需要大型平臺的多數(shù)高級特性。許多小型企業(yè)甚至不使用在線群組日程安排和日歷功能。多數(shù)內(nèi)建于Linux或其他開放源代碼平臺的公眾即時消息服務(wù)和電子郵件功能已經(jīng)能夠很好地滿足小型企業(yè)的需求�！保ㄈ鹄蚓幾g）

電子郵件要不要外包？

　　主機托管式電子郵件市場并沒有像業(yè)界期望的那樣出現(xiàn)飛速的增長，許多IT經(jīng)理都認(rèn)為電子郵件仍是一種極為重要的通信方式，絕對不希望通過外包的方式來獲取服務(wù)。

　　要想知道企業(yè)能否將電子郵件外包出去，對于多數(shù)企業(yè)來說，都必須首先確定電子郵件對企業(yè)日常運營到底有多重要。時代（Time）公司是總部設(shè)在紐約的著名雜志出版企業(yè)。該公司負(fù)責(zé)桌面業(yè)務(wù)和消息服務(wù)的高級主管Aggie Cutrone說：“我們要向全球的用戶發(fā)送新聞和信息。所有的事情都必須迅速完成，因為我們有數(shù)十種雜志，每種雜志都有自己的最后發(fā)行期限，而且雜志的產(chǎn)品周期也不盡相同。差不多每天我們都要與遍布全世界的人保持聯(lián)系�！� Cutrone說，時代公司從來沒有想過要將電子郵件交給外部廠商，因為這部分功能非常關(guān)鍵，公司的運作和全球14000名電子郵件用戶的通信都要依靠它。為了確保電子郵件隨時可用，公司會繼續(xù)自己來經(jīng)營這些關(guān)鍵的系統(tǒng)。

　　IDC的專業(yè)分析師Robert Mahowald指出，這一點也不稀奇。事實上，客戶在過去幾年中一直沒有接納電子郵件外包的思想，這與廠商的期望大相徑庭。他說，對于一些客戶來說，就連主機托管式的電子郵件都“不可能保證隱私和管理上的安全�！� 例如提供主機托管Exchange電子郵件服務(wù)的微軟公司的認(rèn)證伙伴數(shù)量正在不斷減少。Mahowald說，在2000年，全世界有30家這類認(rèn)證伙伴，而到了2001年，剩下的伙伴數(shù)量只有11家，今天也就還有7家。Mahowald指出，這部分的市場沒有取得大的發(fā)展，主要是因為“一些大公司根本就不相信這種模式，而且集成的過程太困難”。

控制最關(guān)鍵的部分

　　Cutrone說，兩年前，當(dāng)時代公司準(zhǔn)備將電子郵件系統(tǒng)從CC Mail移植到Exchange 2000和Outlook上時，陳舊的設(shè)備被全部替換掉，整個系統(tǒng)的性能得到了巨大的提升。但是因為電子郵件本身具有極為關(guān)鍵的地位，新系統(tǒng)的運營仍然在公司內(nèi)部維護，主要是保證系統(tǒng)的管理和控制。

　　她說自己并不反對外包。事實上，時代公司確實將一些應(yīng)用外包了出去，但這些決策是針對單個系統(tǒng)的。Cutrone說：“對于我們來說，外包電子郵件根本連想都沒有想過。這并不是意味著我們沒有考慮過外包，我只對那些有意義的部分實施外包�！�

　　但是Delphi Group的分析師Hadley Reynolds說，人人都希望對電子郵件保持嚴(yán)格的控制，但這與外包并不沖突。他認(rèn)為：“問題的關(guān)鍵不在于人們在哪個物理地點處理電子郵件，最重要的是制訂適當(dāng)?shù)牟呗��！敝灰呗缘卯?dāng)，電子郵件主機服務(wù)商同樣能夠保證對電子郵件的嚴(yán)格控制。他說：“電子郵件在哪兒根本無所謂。真正需要重視的是服務(wù)水平協(xié)議和外包管理協(xié)議。技術(shù)部署問題其實是最不重要的問題�！�

　　David Ferris是Ferris Research公司的分析師，他認(rèn)為通常使用外包方式的都是一些小型企業(yè)。它們喜歡用這種方式將復(fù)雜的管理密集型電子郵件系統(tǒng)交給別人來管理，自己則可以輕裝上陣。Ferris說：“較大的企業(yè)不喜歡外包電子郵件服務(wù)，尤其是這些系統(tǒng)對于企業(yè)的運營至關(guān)重要時，企業(yè)不想放棄自己對電子郵件系統(tǒng)的直接監(jiān)視權(quán)�！彼J(rèn)為，另外的一些原因主要是技術(shù)方面的，例如Exchange要求在企業(yè)外設(shè)置高數(shù)據(jù)速率的服務(wù)器，這必然會導(dǎo)致成本和復(fù)雜性的上升。

不同的選擇

　　其實，選擇外包電子郵件服務(wù)的企業(yè)也是大有人在，其中一家就是馬里蘭州Bethesda市的囊腫性纖維化基金會（CFF）。這家機構(gòu)是一個非贏利性的組織，在全國范圍內(nèi)支持超過115個囊腫性纖維化照料中心。CFF在幾年前就將其電子郵件功能外包給了其他公司，因為用該機構(gòu)CIO Greg August的話來說，基金會內(nèi)部的IT部門根本就是一片“廢墟”。

　　CFF擁有約650個電子郵件賬戶，但這些用戶分布在大約80個辦公場所和約200家醫(yī)院中，這使得基金會的電子郵件基礎(chǔ)設(shè)施變得異常復(fù)雜。August說，他的前任“因為對內(nèi)部的IT人員缺乏信心”，所以將電子郵件系統(tǒng)外包給了安那波利斯市的USinternetworking公司。雖然這一安排在初期表現(xiàn)出了非常理想的效果，但隨著內(nèi)部IT人員水平的改進以及外包成本的不斷增加，August準(zhǔn)備在18個月后繼訂合同時重新考慮是否繼續(xù)外包策略。他說：“目前的情況已經(jīng)與當(dāng)年完全不同了。我們很有可能會將電子郵件系統(tǒng)的管理完全收回來�！�

　　Mahowald認(rèn)為，對于許多公司來說，在公司內(nèi)部保持對電子郵件的控制比外包出去更有吸引力。如果公司擁有多個辦公地點，而且用戶人數(shù)超過了5000，那么“外包電子郵件服務(wù)完全可以不予考慮”。他說：“如果真的那樣做了，您會發(fā)現(xiàn)，外包只會帶來更多的頭痛和麻煩。”但他也指出，對于小型企業(yè)“絕對可以試一試”。

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即時消息/協(xié)作產(chǎn)品集錦

　　以下是一些主要廠商的消息/協(xié)作軟件套件，評價材料來自Forrester Research公司2004年3月的市場分析報告。

　　IBM Lotus Notes及Domino 6.5.1。 最新版的Lotus協(xié)作平臺提供集成的群組件、Web會議、即時通信和文檔管理功能。該軟件還包括IBM Lotus Team Workplace，可以向?qū)I(yè)小組協(xié)作數(shù)據(jù)庫提供Web和Notes界面，并支持文檔共享、論壇式討論和工作流程。IBM Lotus Domino Document Management支持更多的高級特性，如核對、校驗和版本控制。

　　該系統(tǒng)的單CPU部署授權(quán)價格為6224美元，支持10個用戶，且每增加一個用戶加收276美元。如要支持1000個用戶和10個CPU，系統(tǒng)的整體定價為30萬美元。

　　微軟公司的Windows Server System和Office System 2003。該產(chǎn)品的主要組件包括Exchange Server 2003，用于企業(yè)電子郵件、時間安排和任務(wù)管理；Live Communications Server 2003和Windows Messenger用于企業(yè)即時消息；Microsoft Office Live Meeting用于Web會議、應(yīng)用共享和聊天；還有Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003，用于基于社區(qū)的協(xié)作、文檔管理和共享，還有論壇式討論。Outlook客戶端可為用戶提供在線或離線電子郵件、時間安排和任務(wù)界面。

　　該產(chǎn)品的最低授權(quán)價格為每年2.835萬美元，支持單服務(wù)器架構(gòu)和10個用戶。如果要在具備容錯能力的服務(wù)器上為100個用戶部署該系統(tǒng)，總成本將高達(dá)10萬美元。

　　Novell的GroupWise 6.5。該產(chǎn)品提供電子郵件和時間安排能力，包括復(fù)雜的消息過濾和在線訪問，以及名為Novell GroupWise Messenger的即時消息組件。其他組件包括客戶端內(nèi)的基本的文檔管理和時間安排，社區(qū)協(xié)作能力，以及Novell Virtual Office可提供基于瀏覽器的協(xié)作工具，如文檔共享、論壇式討論和委派管理。該產(chǎn)品中還包含一個客戶端提示程序，稱為GroupWise Notify，用于監(jiān)視收到的電子郵件和日歷事件。

　　這一產(chǎn)品的價格為12.1127萬美元，包括一份單用戶GroupWise 6.5授權(quán)、一份Novell eDirectory 8.7.3用戶授權(quán)、一份Novell exteNd Enterprise Suite CPU授權(quán)和一份Novell NetWare 6.5用戶授權(quán)。

　　甲骨文公司的Collaboration Suite Release 2。該產(chǎn)品可通過內(nèi)建的Web提供基本的企業(yè)電子郵件特性、Web會議、語音和傳真集成，以及基本的群組件特性，但不支持即時通信。甲骨文的這一產(chǎn)品沒有電子郵件客戶端，因此多數(shù)客戶必須使用微軟的Outlook作為電子郵件前端。OCS運行在Oracle 9i Application Server上，后者還包含Oracle 9iAS Portal。該門戶可提供許多特性，如文檔共享、委派管理和投票表決。Oracle Web Conferencing也與Collaboration Suite集成為一體，可提供Web會議能力，包括應(yīng)用共享、白板、演示廣播、投票和一體化聊天。

　　該套件的單用戶定價為60美元。

電子郵件的新面孔

電子郵件和CRM走向合并

　　Much Shelist Freed Denenberg Ament & Rubenstein PC是美國芝加哥的一家法律服務(wù)企業(yè)，這家擁有85名律師的企業(yè)正開始使用Interface軟件公司的InterAction CRM軟件。這種軟件與微軟公司的Outlook緊密集成在一起。例如，當(dāng)Outlook用戶收到一份電子郵件時，他可以點擊“聯(lián)系人是誰？”按鈕，如果CRM數(shù)據(jù)庫中有這位發(fā)送者的個人資料，這些信息就會顯示在郵件用戶在面前。Daniel L. Liutikas律師說，利用該系統(tǒng)，重要的電子郵件和文檔都可以通過一個活動日志來訪問和組織，因此那些處理復(fù)雜案件的律師團隊就可以知道“誰在與誰協(xié)作”。

電子郵件優(yōu)先級別報警服務(wù)

　　當(dāng)電子郵件服務(wù)器從一位高優(yōu)先級發(fā)送者，例如重要客戶那里接收到一條消息，該系統(tǒng)的自動撥號程序就會立即呼叫一個指定的電話號碼。這一特性非常有用，因為有些人很少會打開自己的電腦，但他們需要了解重要的電子郵件信息。

探測不需要的電子郵件特性

　　我們通常都希望電子郵件能夠快速投送，但該方案會在一定時間內(nèi)延遲可疑郵件的投遞，并且在此期間對郵件信息中可能存在的病毒和垃圾信息進行全面的檢測。

做不做新產(chǎn)品的先行者?

　　在升級的投資回報效果明確之前，許多CIO都不喜歡升級到廠商發(fā)布的最新版本電子郵件產(chǎn)品，而是使用滯后一兩代的產(chǎn)品。

　　有極少數(shù)的CIO會在廠商發(fā)布新版電子郵件之后立即升級。而有些則相反，喜歡繼續(xù)使用老版本的產(chǎn)品，直至廠商停止支持為止。但在多數(shù)情況下，許多CIO會像PRG-Schultz International公司的Eric Goldfarb一樣，選擇一種中間路線。

　　Goldfarb 所在的公司是一家資產(chǎn)達(dá)到3.76億美元的恢復(fù)審計公司，總部設(shè)在亞特蘭大。在決定將公司的電子郵件系統(tǒng)從Lotus Notes 5.0.3升級到6.5.1之前，Goldfarb編寫了一個有關(guān)升級的“十大理由”。他解釋說: “我要等所有問題都弄清楚之后才會做出決定。如果我要升級Domino應(yīng)用，我肯定要搞明白它到底能給我?guī)碓鯓拥耐顿Y回報。如果不斷升級，我就不可能得到理想的投資回報。”Goldfarb預(yù)計在升級版本發(fā)布6個月后，新版本才會顯現(xiàn)出自己的優(yōu)勢，主要可以分為三個領(lǐng)域: 提高公司3200名員工的生產(chǎn)效率；解決困擾幫助桌面的軟件缺陷; 以及改善安全、存儲和存檔能力方面的管理特性。

　　Goldfarb的看法是相當(dāng)?shù)湫偷摹ＴS多CIO都認(rèn)為電子郵件升級是不可避免的，但并不是非常急迫的。根據(jù)Ferris Research公司的估計，在Notes用戶中，直到2003年底，仍然有75%的企業(yè)都在使用IBM Domino/Notes 5.x。至于微軟公司產(chǎn)品的用戶， Ferris的調(diào)查顯示到今年一月仍然有45%的企業(yè)在使用老版本，而有37%的受訪企業(yè)稱自己還在使用Exchange Server 5.5，有63%的企業(yè)在使用Exchange 2000，而使用Exchange 2003的企業(yè)只有35%。這些結(jié)果中包括多選答案，因為大企業(yè)通常都是多種環(huán)境混合使用的。

　　Ferris公司的分析師David Via說：“許多用戶都認(rèn)為，最新的兩個Microsoft和Lotus版本中并沒有包含什么特別的新特性，因此升級的必要性不大。因此許多用戶都直接從Exchange 5.5升級至2003，而且也有相當(dāng)一部分用戶從Notes 4升級至6�！� 根據(jù)他的估計，重大升級，如從Exchange 5.5升級至2000或2003，通常每位用戶的成本為100至175美元，而次要一些的升級，如從Exchange 2000升級至2003，每位用戶的成本也高達(dá)40至90美元。

　　Via 說，有一個因素使部分IT經(jīng)理非常擔(dān)心將Exchange 2000升級至2003，因為新版本使用了活動目錄（Active Directory）。這是一項重大的架構(gòu)變化。佛羅里達(dá)州Miami-Dade縣政府將在未來的18至24個月內(nèi)將其Exchange 5.5升級到2003，并且也將面臨同樣的問題。該縣首席技術(shù)官Ruben Lopez 說，由于需要將50個部門和15000名電子郵件用戶都轉(zhuǎn)換至活動目錄上，整個實施過程將延長好幾個月。

　　Nucleus Research 公司的分析師Shruti Yadav 認(rèn)為，導(dǎo)致升級推遲的另外一個因素就是經(jīng)濟問題。她說:“電子郵件程式必然會與其他IT項目爭奪資源�！�

　　但是，如果在升級的問題上等待時間太長，同樣也會導(dǎo)致項目的成本和復(fù)雜性上升。專業(yè)市場研究企業(yè)Radicati Group 公司的首席執(zhí)行官Sara Radicati說: “等得越久，你要做的工作就越多。你可能發(fā)現(xiàn)，消息組件已經(jīng)過時，或者是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)過時等問題。”

　　Lee Lovig是一家擁有5000用戶的金融服務(wù)企業(yè)首席IT設(shè)計師，由于他的公司要與其他企業(yè)合并，因此公司決定將Lotus Notes升級至6.5版。但整個升級過程幾乎寸步難行，因為超過一半的最終用戶仍然在使用Notes 4.5。Lovig說: “我們等得太久了。6.5版中包含了許多新的內(nèi)容，兩種客戶端存在許多巨大的差異，因此公司在用戶培訓(xùn)方面不得不花費大量的時間和金錢�！�

　　一方面，你肯定不希望急于實施最新的版本，讓自己成為廠商最新技術(shù)的付費測試者。在理想的狀況下，您應(yīng)當(dāng)?shù)却欢螘r間，并且確定新版本到底能夠帶來哪些優(yōu)勢和益處。這些優(yōu)勢可能包括提高用戶生產(chǎn)效率、減輕IT管理負(fù)擔(dān)或改善商業(yè)運營的新特性。

　　許多CIO都希望在避免不必要風(fēng)險的前提下實現(xiàn)投資回報，這也就是為什么Goldfarb喜歡停留在應(yīng)用的產(chǎn)品周期中間階段上，既不是尖端，也不是末尾。Miami-Dade縣政府的技術(shù)支持經(jīng)理Robert Ashby也認(rèn)為：“我并不是喜歡落后，但至少應(yīng)該讓其他人先試試升級的效果，我才能做出決定�！�

　　Alan Boehme 是加利福尼亞州Best Software公司的首席技術(shù)官，過去也曾經(jīng)擔(dān)任過GE Power Systems的首席技術(shù)官。他也認(rèn)為不應(yīng)急于升級到最新版本。Boehme說，Best公司正在將其Exchange 5.5升級為2003，但計劃在未來的三年中一直使用2003，“直到我們看到Longhorn（下一代Windows操作系統(tǒng)）的具體表現(xiàn)再決定是否升級”。

　　在他看來，在電子郵件方面，幾乎不存在什么競爭需求，因此也就沒有必要一定要使用最新的技術(shù)。Boehme認(rèn)為：“許多公司都在電子郵件上支出過度。相反，如果我們將電子郵件系統(tǒng)的好壞分成1至5的幾個評價點，若以5分為全世界最佳的電子郵件系統(tǒng)。你可以試問自己是否真的需要5。我認(rèn)為多數(shù)企業(yè)都會選擇3�！�


評 論

電子郵件壽終正寢？

　　您是否也遇上過這樣的事？有時，您通過電子方式向同事發(fā)送一份重要的文檔，但后來這位同事打電話給您，希望您用傳真方式再發(fā)一次，因為他的網(wǎng)絡(luò)不再接受附件。這種浪費時間的事情每天都在發(fā)生，而且情況正變得越來越嚴(yán)重。 那么——

　　相信大多數(shù)用戶都是病毒、蠕蟲、間諜軟件或惡意代碼的受害者，這些東西通過各種方式幾乎進入了每個人的電腦。而且今天幾乎每個人收到的垃圾郵件數(shù)量都超過了有用的電子郵件數(shù)。基于PC的電子郵件正在迅速成為最不可靠、最不安全和最令人不愉快的通信方式。也許用不了多久，我們將會徹底拋棄這種技術(shù)。

　　目前，不僅僅是電子郵件變得越來越讓人心煩，企業(yè)管理電子郵件的成本也在節(jié)節(jié)攀升。大型企業(yè)的IT部門每年要花費數(shù)百萬美元來管理傳入和傳出的電子郵件。反垃圾和反病毒程序和過濾器的價格并不便宜，而且需要不間斷的注冊服務(wù)支持才能對抗網(wǎng)絡(luò)中層出不窮的新型攻擊。有些公司甚至擔(dān)心自己會惹上有關(guān)性騷擾的法律訴訟和知識產(chǎn)權(quán)的丟失，因此在信息管理技術(shù)上投入巨大的資金，希望對每一封電子郵件的內(nèi)容實施嚴(yán)格的檢查。另外，各項法律法規(guī)也迫使企業(yè)在其大規(guī)模存儲系統(tǒng)上實施嚴(yán)密的信息生命周期管理工具，并對電子郵件進行適當(dāng)?shù)拇鏅n。

　　除了購買產(chǎn)品，企業(yè)還需要對IT人員進行培訓(xùn)，讓他們了解部署和管理這些管理工具的方法。當(dāng)然，企業(yè)也可以將一切都外包出去，但這樣做的代價會相當(dāng)高昂，而且企業(yè)永遠(yuǎn)都不知道郵件系統(tǒng)的安全性到底怎樣。

　　所有這些都是為了什么呢？難道是為了讓員工占用企業(yè)的帶寬去向自己的朋友發(fā)送SpongeBob的電影片段嗎？

　　那些所謂的現(xiàn)實主義者肯定會否定這些悲觀言論，在他們看來，盡管出現(xiàn)了這些問題，基于PC的電子郵件仍然是非常受歡迎的，要全盤拋棄是根本不可能的。那些在當(dāng)年用過Usenet的用戶肯定都清楚，即使是良好、有用的通信工具，如果充斥著小販、色情狂和Internet上的其他敗類，仍然有可能被拋棄。Usenet仍然存在，但它受歡迎的程度幾乎已經(jīng)為零。

　　所謂的現(xiàn)實主義者肯定會反唇相擊。他們認(rèn)為，電子郵件對于企業(yè)來說仍然是非常有用的，根本不可能拋棄。不過，對于IBM的Selectric和軟盤驅(qū)動器，也有一些人會持相同的看法。對于任何技術(shù)而言，如果經(jīng)過成本利益評估認(rèn)為該技術(shù)已經(jīng)沒有存在的價值，那么它就應(yīng)當(dāng)被拋棄。而在不久的將來，基于PC的電子郵件也將被證明是弊大于利，那時它將會走向必然的消亡。

　　當(dāng)然，現(xiàn)實主義者會問，那又用什么來代替電子郵件呢？這一點值得思考，畢竟我們要找到一種新的技術(shù)來替代老的技術(shù)。

　　拿Selectric來說，鍵盤、監(jiān)視器、打印機、存儲介質(zhì)和PC主板組合在一起并取代了Selectric這種幽雅的機器。所以，基于PC的電子郵件也可能會被其他技術(shù)以這種方式取代。一系列的新工具將從現(xiàn)有手持設(shè)備，如Palm、BlackBerry和智能手機的基礎(chǔ)上發(fā)展起來。這些產(chǎn)品正在變得越來越強大，其功能也不僅僅限于收發(fā)信息。它們正在具備更清晰的屏幕和更好的輸入方法，如更大的鍵盤或擴展鍵盤。

　　此外，這些設(shè)備上沒有像Windows這樣的下層操作系統(tǒng)壟斷，因此也就不會給那些反社會的程序員編寫病毒的機會。對于今天的手持設(shè)備用戶來說，垃圾郵件并不是什么大問題。當(dāng)PC電子郵件在未來的幾年中被逐步拋棄時，廠商將采用反垃圾標(biāo)準(zhǔn)，并針對垃圾郵件制造者采取法律行動。通過這種方式，垃圾郵件也將走向消亡。

　　PC電子郵件的另一個掘墓人就是即時通信技術(shù)。即時通信用戶很少會受到侵?jǐn)_，因為他們的消息都來自自己定義的白名單用戶�，F(xiàn)有的許多跟蹤和管理工具也可以幫助企業(yè)和員工防止知識產(chǎn)權(quán)受竊，也可以阻止騷擾和危險的附件。

　　當(dāng)然，目前還沒有什么完美的技術(shù)可以替代基于PC的電子郵件。但IBM的Selectric也沒有這樣的完美替代者。Selectric擁有世界上最大的鍵盤，二十五年來PC業(yè)一直無法與之媲美。但無論如何，我們找到了替代的方法，同樣的道理，基于PC的電子郵件也會以這種方式消失。

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