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大型呼叫中心管理五重奏

李文香 2008/04/02

　　其實(shí)談不上自己在呼叫中心管理上有多少經(jīng)驗(yàn)，只是想把自己這么多年來碰到的管理問題和學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)和大家分享而已。剛好在07年底幸運(yùn)地參加了“中國(guó)移動(dòng)第二屆呼叫中心大會(huì)”，可以在這里和大家分享部分精彩觀點(diǎn)。

　　其實(shí)我還是堅(jiān)持我一貫的觀點(diǎn)，呼叫中心不管多大，她只不過是一個(gè)漂亮的平臺(tái)，關(guān)鍵看我們?cè)谶@個(gè)平臺(tái)上能夠跑什么業(yè)務(wù)。正因?yàn)楹艚兄行倪@種特殊的平臺(tái)媒介性，所以各個(gè)呼叫中心的管理雖有可以借鑒的東西，但確實(shí)各有各的管理方式，任何呼叫中心成功的運(yùn)營(yíng)模式都沒辦法全部照搬、照抄。

一、呼叫中心——蒙著面紗的少女

　　對(duì)近年來呼叫中心的發(fā)展，雨后春筍般的成長(zhǎng)起來，大家是有目共睹，而且，相信在接下來的兩年里成長(zhǎng)會(huì)更加迅速。但是，行業(yè)的高速發(fā)展和管理人才的極度短缺以及管理的落后形成了非常明顯的對(duì)比，我們僅僅看看每年有多少家獵頭公司在此業(yè)務(wù)上痛苦尋找人才又不肯放棄這個(gè)業(yè)務(wù)而奔波，就知道這個(gè)行業(yè)的發(fā)展有多么迅速。其實(shí)，呼叫中心的發(fā)展在某種程度上類似甚至超過了微軟的windows系統(tǒng)，早已經(jīng)從第一代過渡到第五代，呼叫中心技術(shù)目前已經(jīng)不是什么問題，而管理卻成了瓶頸，落后的管理模式和思路導(dǎo)致呼叫中心的平臺(tái)媒介沒有真正彰顯出來。如果把呼叫中心行業(yè)看作是一個(gè)初長(zhǎng)成的少女。那么這個(gè)美麗的少女一直還蒙著面紗，不能被人們真正發(fā)現(xiàn)。

二、大型呼叫中心——猶抱琵琶半遮面

　　與小型的呼叫中心相比，大型的呼叫中心管理也許會(huì)稍許令人興奮（筆者認(rèn)為大型呼叫中心應(yīng)該在五百座席以上）。大型呼叫中心的組織架構(gòu)會(huì)非常清晰，沒有小型呼叫中心常常預(yù)見的“后宮”般冷遇地位，不論是因?yàn)槌杀镜脑蜻�是營(yíng)銷型的收入原因，一般大型呼叫中心在公司肯定都是一級(jí)部門；小型呼叫中心“人人都很關(guān)鍵”，因?yàn)榕虐嘧駮r(shí)率往往就受那么一個(gè)員工影響，而大型呼叫中心更加“80/20化”，真正的管理只需抓20%員工的關(guān)鍵管理；小型呼叫中心資金預(yù)算常常捉襟見肘，一般大型呼叫中心的財(cái)務(wù)管理會(huì)讓人非常有成就感。

　　但同時(shí)，大型呼叫中心就像典型的“猶抱琵琶半遮面”的少女，讓你愛她口難開，因?yàn)楫?dāng)你看到她的全貌的時(shí)候，好像也沒有讓你真的特別心儀，反而需要一個(gè)很長(zhǎng)時(shí)間的磨合才發(fā)現(xiàn)這琵琶小曲的真正妙處，也就能真正懂得這個(gè)少女的心，讓你開始能夠興奮地開發(fā)這片處女地，結(jié)果可能讓你喜出望外，處理不好，可能會(huì)讓你大失所望。

　　例如：沒有小型呼叫中心那么容易做“團(tuán)隊(duì)建設(shè)”，大型呼叫中心如果搞外出活動(dòng)簡(jiǎn)直“傷筋動(dòng)骨”，以致難倒太多沒有同行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的行政部；沒有小型呼叫中心人員招聘和培養(yǎng)那么容易，大型呼叫中心會(huì)更加規(guī)模化和“倉(cāng)儲(chǔ)”化；沒有小型呼叫中心那么容易有很強(qiáng)的執(zhí)行力，大型呼叫中心屬于“慢熱型”，一個(gè)簡(jiǎn)單的指令都有可能讓你的耐性消失，最終的執(zhí)行力遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有我們想象的那么容易和出效果；沒有小型呼叫中心那么容易做“風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警控制”，大型呼叫中心的專業(yè)備案平時(shí)可能很難發(fā)揮作用，但一旦發(fā)生，就是“大風(fēng)險(xiǎn)”，所以大型呼叫中心“養(yǎng)著”很多“高材生”，這一點(diǎn)也不奇怪，風(fēng)險(xiǎn)沒有發(fā)生總比發(fā)生要幸福很多；沒有小型呼叫中心的清晰管理，閉著眼睛你都能夠知道問題發(fā)生在哪里，哪個(gè)員工怎么調(diào)整合適，大型呼叫中心想要找到問題的癥結(jié)需要找方法和思路，管理幾年你也未必能夠叫出每個(gè)員工的名字，就別提對(duì)員工的個(gè)人熟悉程度了。

三、大型呼叫中心管理五重奏

　　雖然特點(diǎn)上大型與中小型呼叫中心的區(qū)別非常明顯，但是管理上卻有異曲同工之處。只是最大的區(qū)別在于管理的效果達(dá)標(biāo)的快慢與否。讓我們最容易想到的就是：15個(gè)員工，要對(duì)客戶提供同樣的服務(wù)，包括內(nèi)容、態(tài)度、流程、口徑，可能比較容易管理。但是1500個(gè)員工面向客戶提供服務(wù)可能會(huì)產(chǎn)生很大差異。怎么能夠“讓同樣的錯(cuò)誤不再發(fā)生” ？好像是不太可能的事情，但這正是我們的管理精華和目標(biāo)所在，大型呼叫中心要更加強(qiáng)調(diào)并關(guān)注執(zhí)行力管理。我通過自己在管理的時(shí)候遇到的困難與從中學(xué)習(xí)到的經(jīng)驗(yàn)，將大型呼叫中心的管理總結(jié)為“五重奏”，之所以稱之為五重奏，是因?yàn)槲鍌�(gè)方面都必不可少，缺少了哪一個(gè)，都不會(huì)是一個(gè)美妙的樂章。

1、抓關(guān)鍵因素，做好關(guān)鍵預(yù)案

　　大型呼叫中心的管理必須確定整體戰(zhàn)略，要戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)相結(jié)合，日常一定要做好關(guān)鍵預(yù)案。抓住了關(guān)鍵因素，管理至少不會(huì)出大問題。例如以下關(guān)鍵事項(xiàng)一定要抓�。�
  1. 人員管理一定是抓20%關(guān)鍵人員的管理，抓有問題的人員的管理，而不是“眉毛胡子一把抓”；

  2. 一定要關(guān)注成本關(guān)鍵因素的管理，一定要關(guān)注利潤(rùn)指標(biāo)關(guān)鍵影響因素；

  3. 一定要關(guān)注影響系統(tǒng)的關(guān)鍵因素，逐步優(yōu)化系統(tǒng)；

  4. 一定要做好各種備用的關(guān)鍵解決方案，大型呼叫中心一旦有危機(jī)，就需要馬上調(diào)整到位，否則功虧一簣；

  5. 要關(guān)注量質(zhì)并重，要關(guān)注新勞動(dòng)法下的呼叫中心變革。
　　非常難忘臺(tái)灣中華電信的管理者在移動(dòng)大會(huì)上和我們分享他的管理關(guān)鍵：Call Center之核心地位與創(chuàng)新方式就是要以系統(tǒng)創(chuàng)新效率，系統(tǒng)處于企業(yè)核心的角色；以作業(yè)創(chuàng)新品質(zhì)，要關(guān)注5個(gè)層面的管理，包括：服務(wù)效率創(chuàng)新——如何服務(wù)更快（作業(yè)面），服務(wù)品質(zhì)創(chuàng)新——如何服務(wù)更好（服務(wù)面），客服系統(tǒng)創(chuàng)新——如何服務(wù)更輕松（科技面），客服營(yíng)運(yùn)創(chuàng)新——如何省錢&賺錢（行銷面）。

2、電子化流程和制度

　　一個(gè)優(yōu)秀的大型呼叫中心一定是有非常棒的電子化流程系統(tǒng)，一定是有非常完善的管理制度并能夠電子化管理。要建立一套功能導(dǎo)向的嵌套于技術(shù)平臺(tái)的流程。大型的呼叫中心靠人的腦子來管理是不行的，一定要依靠系統(tǒng)來管理，一套優(yōu)秀的運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)必不可少。包括呼叫中心人員排班與管理之e化，人力資源管理的e化，現(xiàn)場(chǎng)管理的e化，績(jī)效管理的e化，質(zhì)量管理的e化等等。

　　另外，大型呼叫中心必須依靠電子化的知識(shí)管理來統(tǒng)一服務(wù)話術(shù)和知識(shí)培育。例如打造三維共享知識(shí)庫(kù)，多渠道協(xié)同，提升信息整合效率等方式。同時(shí)還要關(guān)注優(yōu)化知識(shí)管理流程、確保服務(wù)信息一致、前后臺(tái)的一致性以及信息的對(duì)稱性，提供知識(shí)的快速檢索和準(zhǔn)確性�？恐贫裙芾砣�，靠文化建設(shè)留人，兩手都要抓，兩手都要硬。

3、呼叫中心的靈魂——文化建設(shè)

　　從企業(yè)循環(huán)鏈來講，企業(yè)更好地對(duì)待員工，可導(dǎo)致員工更好地對(duì)待客戶。有一位管理者曾這樣比喻：現(xiàn)今企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)就是找到誰是客戶？——市場(chǎng)（公司的順風(fēng)耳）、銷售（公司的嘴，不斷地推銷公司）、服務(wù)（公司的眼）、產(chǎn)品（公司的鼻子，敏銳觸覺市場(chǎng)和客戶的改變）、呼叫中心（綜合所有的感官在一起，是公司整體的戰(zhàn)略中心、整個(gè)公司就是呼叫中心）。那么呼叫中心的人就愈發(fā)特別重要。而精神世界恰恰又是我們最終要的部分，所以呼叫中心的文化建設(shè)稱之為呼叫中心的靈魂一點(diǎn)都不過分。針對(duì)那么一大批的年輕人，一定要做到人性化管理、百花齊放。我們?nèi)绾瓮ㄟ^文化建設(shè)來增強(qiáng)員工的勝任能力，預(yù)備前瞻性業(yè)務(wù)人才非常重要。不僅僅響應(yīng)國(guó)家的“以人為本”的策略，其實(shí)文化建設(shè)的本身還是為了業(yè)務(wù)發(fā)展。

　　大型呼叫中心在人員培養(yǎng)上需要有自己的獨(dú)特性，例如針對(duì)本科生的培養(yǎng)和政策，針對(duì)工齡長(zhǎng)的員工的政策，讓每位員工都能夠找到自己的舞臺(tái)，自己的價(jià)值，都能夠認(rèn)同公司的理念，是文化建設(shè)的最高境界。所以在人員職業(yè)生涯規(guī)劃上需要特別考慮。

　　另外在文化建設(shè)的時(shí)候需要調(diào)整員工的自我定位，例如廣東移動(dòng)的劉總倡議不要把一線員工叫“話務(wù)員”，為啥我們不把“嫦娥一號(hào)”的控制按鈕的人員叫“按鈕員”，而叫“指揮官”？其實(shí)應(yīng)該把一線人員叫做“客戶顧問”，否則員工的自我感知就會(huì)非常差。呼叫中心是個(gè)體戶的集合，每個(gè)人都需要很強(qiáng)，包括很強(qiáng)的應(yīng)答能力、處理能力、自我管理能力等等。

　　其次是要強(qiáng)化內(nèi)部服務(wù)——提高員工滿意度。內(nèi)部要做好對(duì)前臺(tái)的各項(xiàng)支撐工作，不要讓員工回答客戶的時(shí)候沒有底氣，回答類似“我請(qǐng)示一下領(lǐng)導(dǎo)”之類的話，一定要以信任為前提，例如我們?cè)O(shè)置總經(jīng)理基金、Freeday等員工關(guān)懷，其實(shí)員工激情是很難用量化的東西來衡量的。積極的正向的文化建設(shè)會(huì)極大促進(jìn)生產(chǎn)力。

4、指標(biāo)分解——績(jī)效管理的個(gè)性化

　　大型呼叫中心一定要非常關(guān)注WBS，也就是任務(wù)分解。因?yàn)闆]有一項(xiàng)任務(wù)可以是某個(gè)個(gè)體能夠承擔(dān)的，但是每個(gè)個(gè)體所做的就是整體指標(biāo)的達(dá)成。根據(jù)呼叫中心知識(shí)密集型和勞動(dòng)密集型特點(diǎn)，如何提升員工的滿意度和達(dá)成整體指標(biāo)非常具有挑戰(zhàn)性。新的勞動(dòng)法2008年開始實(shí)施將對(duì)呼叫中心員工的薪資模式、績(jī)效考核等產(chǎn)生重大的影響。我們必須尋找現(xiàn)實(shí)的解決方案，都說服務(wù)要個(gè)性化，事實(shí)上績(jī)效管理也需要做到小團(tuán)隊(duì)的個(gè)性化，這里就不詳細(xì)展開論述了。

　　但我們?cè)诳垂芾淼闹笜?biāo)數(shù)字的時(shí)候更需要小心，還記得移動(dòng)大會(huì)上臺(tái)灣的許乃威老師講的呼叫中心排班的“蝴蝶效應(yīng)”，一只蝴蝶在亞馬遜煽動(dòng)翅膀、結(jié)果在美國(guó)加州引起龍卷風(fēng)，這就是說少量差異會(huì)引起巨大的影響。讓我們一定要關(guān)注如何看待數(shù)字指標(biāo)。

　　不知道您的呼叫中心的績(jī)效指標(biāo)如何拆解，今年在行業(yè)內(nèi)大家都必須知道的一個(gè)指標(biāo)是客戶“峰終體驗(yàn)”指標(biāo)，也就是說高峰時(shí)期的客戶體驗(yàn)以及最終的體驗(yàn)非常關(guān)鍵。（Kahneman的峰終定律 Peak-End Rule)。讓我們?cè)谧鲋笜?biāo)的時(shí)候稍微再拓展一下思路，例如環(huán)境體驗(yàn)指標(biāo)、接觸體驗(yàn)指標(biāo)、流程體驗(yàn)指標(biāo)、產(chǎn)品體驗(yàn)指標(biāo)等等。

5、跳出呼叫中心看呼叫中心的管理

　　大型呼叫中心找準(zhǔn)自身的定位非常重要。很多呼叫中心管理者常常做得愁眉苦臉，感覺找不到出路，是因?yàn)闆]有真正找到呼叫中心的價(jià)值所在。當(dāng)我們站在呼叫中心之外，或者說站在整個(gè)公司的層面來看呼叫中心的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)呼叫中心簡(jiǎn)直太棒了，她像一個(gè)千姿百態(tài)的少女，讓你怎么樣也看不夠。

　　這次移動(dòng)會(huì)議難忘的是Simon Kriss說的一句話：“世界上最好的呼叫中心應(yīng)該把價(jià)值能都呈現(xiàn)出來”。我COPC的老師也闡述了“CEO”一詞對(duì)于呼叫中心的另外一種解釋：從顧客角度來講，從呼叫中心想獲得高質(zhì)量的快速服務(wù)；從雇員角度（Employee）來講，他們也希望有好的質(zhì)量和服務(wù)，只有顧客滿意度提升，公司利潤(rùn)提升，他們才會(huì)有獎(jiǎng)金。從股東角度 (Owner) 來說，一定要有較高的收入，較低的成本，這樣利潤(rùn)才會(huì)高些。作為中國(guó)大型的呼叫中心，尤其是中國(guó)移動(dòng)，我們需要這三個(gè)目標(biāo)都達(dá)到平衡。

　　其實(shí)，一個(gè)企業(yè)的核心就是客戶，而呼叫中心恰恰就是企業(yè)和客戶的溝通橋梁，正起著窗口的作用，這樣看來，呼叫中心可以反饋?zhàn)钪匾氖袌?chǎng)信息、客戶需求給公司的市場(chǎng)部和產(chǎn)品部、呼叫中心可以反饋?zhàn)钪匾目蛻魧傩院拖M(fèi)特性分析給公司的戰(zhàn)略部，讓公司可以做好明智的戰(zhàn)略決策；呼叫中心可以反饋客戶的建議和意見以及投訴給公司的決策部門，讓公司的相關(guān)管理的目標(biāo)更加明確。將來，整個(gè)公司就是一個(gè)呼叫中心，讓我們能夠通過這個(gè)“心”與客戶的“心”真正相連，擁有了客戶，我們才擁有了核心競(jìng)爭(zhēng)力。所以當(dāng)我們聽了中國(guó)移動(dòng)集團(tuán)市場(chǎng)部總經(jīng)理徐達(dá)先生在“中國(guó)移動(dòng)第二屆呼叫中心大會(huì)”上說，“中國(guó)移動(dòng)的呼叫中心要加速由成本中心向價(jià)值中心的轉(zhuǎn)變。從被動(dòng)提供服務(wù)到不斷挖掘客戶價(jià)值，為企業(yè)提供利潤(rùn)收入的戰(zhàn)略使命要不斷提升�！边@給所有在場(chǎng)的呼叫中心高層管理者們指出非常明確的方向。當(dāng)我們站在高處看呼叫中心的時(shí)候，突然會(huì)覺得“一覽眾山小”，不禁心曠神怡。

四、小結(jié)——呼叫中心：女大十八變

　　在寫此文章的時(shí)候，剛好看到一篇文章在介紹中國(guó)呼叫中心行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)趙溪的一些觀點(diǎn)，越琢磨越有道理，放在文章的最后和大家一起分享，越發(fā)感嘆他對(duì)這個(gè)行業(yè)的帶領(lǐng)作用和推動(dòng)作用。他說了兩句話，第一句是針對(duì)大型的呼叫中心，呼叫中心將要向二線城市轉(zhuǎn)移，是一個(gè)必然趨勢(shì)，他同時(shí)建議，中國(guó)應(yīng)該重點(diǎn)扶持幾個(gè)像大連這樣的呼叫中心城市，盡快形成規(guī)模效應(yīng)。第二是中國(guó)應(yīng)該將整個(gè)BPO(業(yè)務(wù)流程外包)的盤子做大，才能吸引更多的國(guó)外大鱷重視中國(guó)的呼叫中心產(chǎn)業(yè)。

　　呼叫中心的建設(shè)需要你、我、他的共同努力，需要我們投入更多的心血和激情，每一個(gè)細(xì)節(jié)的話題都值得我們?nèi)セㄐ乃佳芯�，也許在中國(guó)呼叫中心產(chǎn)業(yè)第二個(gè)10年慶典的時(shí)候，我們很難意料到這個(gè)行業(yè)會(huì)在那個(gè)時(shí)候發(fā)生了什么樣的變化，非常喜歡豐祖軍老師的一句話“我們要?jiǎng)?chuàng)造未來，而不是延伸過去或去簡(jiǎn)單學(xué)習(xí)他人。”

　　再引用江蘇移動(dòng)客服老總劉瑛在移動(dòng)大會(huì)上演講結(jié)束語的一句話：未來，呼叫中心將越來越名不副實(shí)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，以及呼叫中心客戶接觸點(diǎn)資源不斷深入挖掘，與客戶新的溝通渠道將推陳出新，呼叫中心將更多地成為“信息服務(wù)中心”、“服務(wù)營(yíng)銷中心”“客戶互動(dòng)中心”。不得不讓人感嘆，將來，也許所有的公司都是一個(gè)“呼叫中心”。

　　誰知道呢？女大十八變，肯定是越變?cè)胶每础?

《客戶世界》


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