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營造高效率:會議環(huán)境多媒體會議室組建指南

2009/05/31

  隨著以電腦為中心的多媒體技術(shù)的普及和提高,給會議工作帶來了新的手段和方法,尤其是近幾年,視頻會議、遠程教學(xué)等可視化信息技術(shù)在會議室領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用,多媒體會議室以其功能的多樣性(如現(xiàn)場會議、學(xué)術(shù)報告、培訓(xùn)教學(xué)等)得到迅速普及。在多媒體會議室里不管是作報告、總結(jié)、匯報、介紹產(chǎn)品等等,用電腦互動操作的圖、文、聲、影、畫展示,充分調(diào)動了與會者的感官知覺,大大提高了會議效果?梢哉f,多媒體在辦公領(lǐng)域中,也越來越體現(xiàn)出它的優(yōu)勢。

  以前的會議室是“講臺放幾支麥克風/墻上掛幾支大喇叭,領(lǐng)導(dǎo)就作報告,聽眾紙筆紀錄!边@種落后的會議模式遠遠不能滿足現(xiàn)在高速交流的信息時代對會議系統(tǒng)的要求。要知道,一個標準的多媒體會議室至少應(yīng)包含計算機系統(tǒng)、投影顯示系統(tǒng)、A/V系統(tǒng)、房間環(huán)境系統(tǒng)等幾個部分。

  隨著這些幻燈機、投影機、錄像放像設(shè)備、擴聲器材等各類電子會議設(shè)備大量進入會議場所,多媒體會議室的要求就越來越高。而在會議過程中往往不能將這些設(shè)備最充分地發(fā)揮,需要會議工作人員手工操作,常常會因各類設(shè)備的頻繁切換、環(huán)境的按需控制導(dǎo)致這些工作人員手忙腳亂,這樣不僅降低了會議效率,還給會議的保密性帶來諸多問題。那怎么配置一個好的多媒體會議室呢?在此我們整理了一些來自系統(tǒng)工程商的一些經(jīng)驗總結(jié),希望能給經(jīng)常接觸多功能會議室的朋友一些經(jīng)驗及使用技巧上的幫助。

系統(tǒng)概述

  就拿一個容納10-15人左右的小型多功能會議廳來說,設(shè)計原則以能舉辦各種類型的會議、培訓(xùn)、報告、教學(xué)、學(xué)術(shù)交流為目標,該系統(tǒng)的設(shè)計就是提供滿足以上功能實現(xiàn)的活動環(huán)境。根據(jù)實際工程經(jīng)驗,我們將整個會議系統(tǒng)劃分成以下幾個子系統(tǒng):大屏幕投影顯示系統(tǒng)、會議音響視訊系統(tǒng)、中央集成控制系統(tǒng)等幾個主要部分。這個系統(tǒng)的設(shè)計是本著以下幾個原則:

  先進型性原則

  采用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)該是先進的、開放的體系結(jié)構(gòu),和系統(tǒng)使用當中的科學(xué)性。整個系統(tǒng)能體現(xiàn)當今會議技術(shù)的發(fā)展水平。

  實用性原則

  能夠最大限度的滿足實際工作的要求,把滿足用戶的業(yè)務(wù)管理作為第一要素進行考慮,采用集中管理控制的模式,在滿足功能需求的基礎(chǔ)上操作方便、維護簡單、管理簡便。

  可擴充性、可維護性原則

  要為系統(tǒng)以后的升級預(yù)留空間,系統(tǒng)維護是整個系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的,要充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護可以在很短時間內(nèi)完成。另外,在保證系統(tǒng)先進、可靠和高性能價格比的前提下,通過優(yōu)化設(shè)計達到最經(jīng)濟性的目標。

  系統(tǒng)設(shè)備選型原則

  一般情況下,我們建議選器材都要選用國際知名的器材,以及有雄厚實力和絕對優(yōu)秀技術(shù)支持能力的廠家、代理商,以保證設(shè)計指標的實現(xiàn)和系統(tǒng)工作的可靠性。而且基本上選用同類產(chǎn)品中技術(shù)最成熟、性能先進、使用可靠的產(chǎn)品型號,以保證器材和系統(tǒng)的先進性、成熟性。還有,要選用高度智能化、高技術(shù)含量的產(chǎn)品,建立系統(tǒng)開放式的架構(gòu),以標準化和模塊化為設(shè)計要求,既便于系統(tǒng)的管理和維護使用,又可保持系統(tǒng)較長時間的先進性。

會議室布局要點和技巧

  會議室的布局也非常重要,有了好的設(shè)備如果沒有好的環(huán)境一樣發(fā)揮不出它的完美效果!在會議室除了需要投影等必需暗光照的要求外,會場還要保證有足夠的光照,因為,投影機的使用并不是整個會議過程的全部,有一定光照是必不可少的。另外,通風、溫度和濕度也要注意,會議室開會的人多,通風不良會使二氧化碳的濃度增加,而且還會導(dǎo)致環(huán)境溫度和濕度的偏高,引起有些人頭痛、疲倦等不適反應(yīng),所以會場的溫度保持在20~25°c較為理想,相對濕度以30~60%之間為宜。

  而對于噪聲控制及聲學(xué)處理的辦法有很多,對于聲學(xué)處理,應(yīng)考慮頻率特性控制、回聲控制及噪聲控制。頻率和回聲控制,可通過控制室的調(diào)音臺,用增設(shè)的優(yōu)質(zhì)功率放大器,控制高、中、低音,并可通過揚聲器環(huán)繞放置會場四周,使與會者有身臨其境的感覺。噪聲控制主要是隔音與吸音效果控制,隔音主要是指選用雙層窗戶隔離外界噪音,一些電器設(shè)備的主要部件安裝在控制室,以避免電感性電氣設(shè)備噪音;吸音指室內(nèi)應(yīng)鋪地毯、吊天花板,會議室四周墻壁不宜太光滑,最好裝有隔音材料并用軟布包裝,保證室內(nèi)噪音小于40分貝。麥克風與音箱應(yīng)保持合適距離及方向,降低會議室的回聲以形成良好的開會環(huán)境。

系統(tǒng)設(shè)備分析

  一般情況下,投影機的安裝方式主要分兩種:正面投影方式和背面投影方式。這里選用了后者,背投方式是指投影機與觀眾分別在屏幕的兩側(cè),投影機安裝在屏幕的正后方。其特點是受外界光線影響較小,投射到屏幕背面的光線只是投影機投射出來的光線,無需將觀眾席的光線調(diào)到很暗,具備較高的圖像對比度,投射的光線不會被人員擋住,外觀氣派非凡,需要較大安裝空間和價格較高的背投硬幕。

會議音響視訊系統(tǒng)

  會議音響視訊系統(tǒng)能完成對各種圖文信息(包括各種軟體的使用、DVD/CD碟片、錄像帶、各種實物、聲音)的播放功能;實現(xiàn)多功能廳的現(xiàn)場擴音、播音,配合大屏幕投影系統(tǒng),提供優(yōu)良的視聽效果。包括DVD、VCR(錄像機)、MD機、實物展臺、調(diào)音臺、麥克風、功放、音箱、數(shù)字硬碟錄像機等設(shè)備構(gòu)成。

中央集成控制系統(tǒng)

  在會議室中要求中央集成控制系統(tǒng)操作簡單、人性化、智能化,可靠性高;盡量多的體現(xiàn)出各種設(shè)備的卓越功能,讓所有設(shè)備工作在最佳狀態(tài),發(fā)揮設(shè)備的最大功效;為完善操作人員的系統(tǒng)工作,能夠?qū)崿F(xiàn)計算機網(wǎng)路控制功能,完成遠端監(jiān)視、遠端同步控制、遠端維護等等功能,能夠控制DVD、錄像機、MD進行播放、停止、暫停等功能;能夠控制投影機,進行開/關(guān)機、輸入切換等功能,并能夠控制電動吊架、屏幕,實現(xiàn)上升、停止、下降等功能;能夠控制實物展臺進行放大、縮小等功能;能夠控制音量,進行音量大小的調(diào)節(jié)功能;能夠控制A/V榘陣、VGA榘陣,實現(xiàn)音視頻、VGA信號自動切換控制功能能夠控制房間的燈光和窗簾,自動適應(yīng)當前的需要等等!

投影時代


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