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教育行業(yè)的郵件歸檔 輕松應(yīng)對(duì)法規(guī)要求

2013-06-20 13:50:36   作者:   來(lái)源:   評(píng)論:0  點(diǎn)擊:


  新東方教育科技集團(tuán)(NYSE:EDU)由1993年成立的北京新東方學(xué)校發(fā)展壯大而來(lái),目前集團(tuán)以培訓(xùn)為核心,擁有新東方親子中心、泡泡少兒教育、優(yōu)能中學(xué)教育、基礎(chǔ)英語(yǔ)培訓(xùn)、大學(xué)英語(yǔ)及考研培訓(xùn)、出國(guó)考試培訓(xùn)、多語(yǔ)種培訓(xùn)等多個(gè)培訓(xùn)體系,同時(shí)在基礎(chǔ)教育、職業(yè)教育、教育研發(fā)、出國(guó)咨詢、文化產(chǎn)業(yè)等方面取得了驕人的成績(jī)。作為中國(guó)最大的著名私立教育機(jī)構(gòu),新東方教育科技集團(tuán)于2006年在美國(guó)紐約證券交易所成功上市。

  隨著新東方教育在中國(guó)的市場(chǎng)地位不斷增強(qiáng),集團(tuán)內(nèi)部、外部來(lái)往郵件數(shù)據(jù)量不斷增加,無(wú)論是員工還是公司都需要對(duì)郵件進(jìn)行有效管理和運(yùn)用。而公司規(guī)模的迅速增長(zhǎng)帶來(lái)了很多挑戰(zhàn),尤其是在美上市后,面臨的是嚴(yán)格的法規(guī)遵從要求。如何管理海量郵件和應(yīng)對(duì)法規(guī)遵從成為新東方教育首先考慮的問(wèn)題。
為應(yīng)對(duì)以上需求,新東方教育選擇了 MessageSolution EEA 企業(yè)郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)部署,MessageSolution EEA不僅正常執(zhí)行即時(shí)歸檔和定時(shí)歸檔全部郵件的任務(wù),更實(shí)現(xiàn)了搜索、管理的便捷化和高效化,并為將來(lái)的恢復(fù)和擴(kuò)展奠定了基礎(chǔ)。
 
郵件數(shù)據(jù)暴漲,搜索管理更高效
  當(dāng)今的教育產(chǎn)業(yè)正處在蓬勃發(fā)展的時(shí)期,對(duì)于新東方教育科技集團(tuán)這一行業(yè)領(lǐng)跑者而言,這意味著更大的機(jī)遇和更大的挑戰(zhàn)。毫無(wú)疑問(wèn),承載著公司大量機(jī)密、參與所有日常工作的郵件,其舉足輕重的地位是不言而喻的。而迅速增長(zhǎng)的郵件數(shù)據(jù)使員工和管理員花在郵箱上的時(shí)間和精力都較以往大大增加,令人頭疼不已?此坪(jiǎn)單的郵件,居然成為了提高辦公效率的瓶頸。

  新東方教育的郵件系統(tǒng)管理人員說(shuō):郵件數(shù)據(jù)的高速增長(zhǎng)使我們IT部門(mén)要付出很大的精力來(lái)管理郵件數(shù)據(jù)和郵件服務(wù)器,還要應(yīng)對(duì)同事們恢復(fù)郵件等需求。從個(gè)人使用角度講,郵箱自帶搜索功能已經(jīng)滿足不了海量數(shù)據(jù)迅速查找的要求,而且也無(wú)法做到項(xiàng)目相關(guān)郵件的集中管理。所以我們需要的是一款能滿足以上所有需求的解決方案。我們?cè)u(píng)估測(cè)試了國(guó)內(nèi)外各具代表性的幾款產(chǎn)品,MessageSolution EEA最符合我們的要求。
 
滿足法規(guī)要求,便捷易用更勝一籌
  據(jù)統(tǒng)計(jì),僅在美國(guó)一地,聯(lián)邦和州政府就起草了約10,000條強(qiáng)調(diào)“文檔記錄”的法律或法規(guī),這里面就包括電子郵件這種形式的文檔。法規(guī)中最著名的莫過(guò)于薩班斯·奧克利法案(Sarbanes-Oxley Act):

要求上市公司保留所有業(yè)務(wù)記錄,包括電子記錄和郵件在內(nèi),不少于5年。
  電子郵件的合規(guī)保存不僅意味著要保留足夠長(zhǎng)的時(shí)間,更需要全部、完整、一字不差地保留,同時(shí)要求在響應(yīng)審計(jì)訴訟等緊急情況時(shí),郵件能迅速被提交。“在法規(guī)要求的有效時(shí)間內(nèi),從龐大的陳年郵件備份中找出幾封郵件作為證據(jù)提交,這幾乎是不可能完成的”,新東方教育相關(guān)工作人員這樣解釋。于是,郵件歸檔是上市公司滿足法規(guī)要求的必然選擇。在咨詢了一些IT同行并對(duì)歸檔產(chǎn)品進(jìn)行了嚴(yán)格的評(píng)測(cè)后,新東方教育選擇了MessageSolution EEA。
部署MessageSolution EEA只花了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間,IT管理員幾乎可以不用經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就能完成系統(tǒng)配置。將所有郵件全部歸檔后,員工可以自行查找和恢復(fù)郵件,既方便了個(gè)人,也大大減輕了管理員的壓力。

  新東方教育郵件系統(tǒng)管理人員說(shuō):使用了MessageSolution EEA,我們?cè)卩]件服務(wù)器上的工作壓力就減輕了很多。因?yàn)榇罅康泥]箱用戶,一旦出現(xiàn)郵件大量丟失的問(wèn)題,可想而知我們的壓力是多么大。而現(xiàn)在這些操作都可以在用戶端自主完成,非常方便。

  MessageSolution EEA的用戶端使用也非常容易,與郵箱桌面客戶端和網(wǎng)頁(yè)客戶端無(wú)縫集成,也支持獨(dú)立入口,這使員工使用起來(lái)無(wú)需改變?cè)胁僮髁?xí)慣。“管理員在做配置的時(shí)候也不用到每個(gè)用戶端一一操作,只需在服務(wù)器管理中做統(tǒng)一配置就可以。”工作人員特別提到。
 
全面合理規(guī)劃,支持集團(tuán)發(fā)展
  由于郵件中通常包含了公司的商業(yè)機(jī)密,所以歸檔務(wù)必要保證郵件的安全性。被歸檔郵件在壓縮、傳輸、使用等過(guò)程中,均進(jìn)行加密處理,這樣才能保障歸檔郵件的不可篡改。在保證安全性的基礎(chǔ)上,歸檔系統(tǒng)的部署和配置也符合新東方教育的現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃。“我們的員工分布于海內(nèi)外,MessageSolution EEA所提供的功能符合我們跨區(qū)域聯(lián)合搜索的要求”,工作人員強(qiáng)調(diào)。

  同樣重要的是,郵件歸檔還要與企業(yè)未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃相適應(yīng)。“MessageSolution EEA還有一個(gè)特別之處,就是具有良好的擴(kuò)展性,可以對(duì)接任意存儲(chǔ),將來(lái)要添加存儲(chǔ)或進(jìn)行遷移都是非常簡(jiǎn)便的事情”,新東方教育郵件系統(tǒng)管理人員說(shuō),“MessageSolution在郵件歸檔領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)化令我們非常信任他們,這是一次很愉快的合作。”
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