隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)迅速發(fā)展，協(xié)同辦公軟件迅速普及，加上媒體和廠商的大力宣傳，各種概念、理念、產(chǎn)品接踵而來。國內(nèi)的很多企業(yè)也都實(shí)施了協(xié)同辦公項(xiàng)目，相關(guān)產(chǎn)品也應(yīng)接不暇。但是對協(xié)同辦公的認(rèn)知也是很片面的，認(rèn)為協(xié)同辦公就是行政辦公，就是收發(fā)文，只是文件的審批和管理，認(rèn)為協(xié)同辦公的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化，認(rèn)為協(xié)同辦公實(shí)施很簡單。其實(shí)不是這樣的。

　　致遠(yuǎn)認(rèn)為協(xié)同辦公作為一個(gè)管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設(shè)計(jì)理念通過軟件進(jìn)行固化來為企業(yè)管理提升價(jià)值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒有太大的管理價(jià)值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是協(xié)同辦公的第一步，對管理層來說，企業(yè)實(shí)施協(xié)同辦公是需要花費(fèi)很大的人力，物力，財(cái)力去實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來對管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以協(xié)同辦公對企業(yè)管理核心有幾方面：

　　第一：提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執(zhí)行力的提升

　　手工的審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個(gè)環(huán)節(jié)、那個(gè)部門、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執(zhí)行沒有，執(zhí)行花費(fèi)多長時(shí)間并沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。那么我們致遠(yuǎn)根據(jù)我們致遠(yuǎn)獨(dú)創(chuàng)的二元化工作流就能從根本上解決這個(gè)問題，能夠找出我們的工作在哪個(gè)節(jié)點(diǎn)上出了問題，哪個(gè)人員出了問題，并且能夠?qū)Πl(fā)起的流程條件進(jìn)行自動(dòng)識別，從而自動(dòng)流轉(zhuǎn)，自動(dòng)選擇符合公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批，這也是我們的剛性流程的特性。企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會(huì)被固化下來。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。那么在工作當(dāng)中除了這些日常審批之外，遇到最多的還是一些事務(wù)性，臨時(shí)性的事件，那么處理這些事件的時(shí)候，就要利用到我們的柔性流程，隨時(shí)隨地的發(fā)起協(xié)同，自定義流程，來完成這些臨時(shí)性的事件審批。通過我們的二元化工作流將我們公司的規(guī)章制度進(jìn)行有效落地，有效執(zhí)行。

　　第二：協(xié)同辦公的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)

　　協(xié)同辦公的整個(gè)管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運(yùn)營過程為目的，通過管人來實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)規(guī)范運(yùn)營。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財(cái)務(wù)，以物流為核心的進(jìn)銷存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點(diǎn)都是以結(jié)果為導(dǎo)向，精細(xì)化管理為主，對過程的管控比較缺乏。而協(xié)同辦公，面對的是組織行為，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的整體運(yùn)作。所以協(xié)同辦公與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么協(xié)同辦公的終極目標(biāo)是什么呢？最終把協(xié)同辦公作為一個(gè)不同部門，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺(tái)，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權(quán)限自動(dòng)匯總給相關(guān)權(quán)限的管理層生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報(bào)表，我們認(rèn)為協(xié)同辦公以人為核心的軟件是無法做到進(jìn)行有效對管理過程進(jìn)行控制的。

　　第三：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享

　　在手工時(shí)代，部門與部門之間無法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時(shí)企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運(yùn)作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個(gè)平臺(tái)來支撐。而致遠(yuǎn)協(xié)同辦公通過門戶的多空間多維度，按權(quán)限的分配將我們企業(yè)的信息有效的共享，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。

　　第四：知識的沉淀和痕跡的保留

　　對任何企業(yè)來說，都會(huì)有員工流失，都會(huì)有新的員工進(jìn)來。流失的員工對于企業(yè)來說，等同于資源的流失，特別是對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個(gè)平臺(tái)來記錄員工日常的核心工作和他所掌握的技能，以方便后續(xù)員工快速交接、跟進(jìn)、學(xué)習(xí)，避免企業(yè)造成損失。同時(shí)對于新員工培養(yǎng)成一個(gè)適崗的員工，企業(yè)需要花費(fèi)很大的代價(jià)。如果通過協(xié)同辦公系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗(yàn)共享給新員工，這會(huì)大大縮短新員工的培訓(xùn)時(shí)間，并節(jié)省公司的培訓(xùn)費(fèi)用。我們致遠(yuǎn)協(xié)同辦公通過將剛性流程及柔性流程運(yùn)行完畢后，可以歸檔到我們的文檔庫，對這些事件加以保存，等到我們需要的時(shí)候，可以隨時(shí)打開，可以看到我們處理這個(gè)事件的時(shí)候所涉及到的正文、補(bǔ)充、附件、處理方法以及處理建議，以便與公司其他員工來學(xué)習(xí)，對于公司來說節(jié)省了很大的一筆開支。

　　第五：加強(qiáng)對員工日常行為的考核

　　很多企業(yè)對員工的考核都停留在表面印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績作為考核的部分依據(jù)來對員工進(jìn)行動(dòng)態(tài)的績效考核。來充分調(diào)動(dòng)員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

　　所以協(xié)同辦公不是一個(gè)無紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。