隨著規(guī)模的不斷擴大、管控要求的日益細化和深化，集團型企業(yè)越來越依賴協(xié)同辦公系統(tǒng)來強化縱向管控和橫向協(xié)同。那么，集團型企業(yè)該如何建設協(xié)同辦公系統(tǒng)，又該選擇怎樣的支撐產(chǎn)品呢？
協(xié)同辦公系統(tǒng)對于集團型企業(yè)的重要性毋庸置疑�；埸c科技OA產(chǎn)品經(jīng)理李小娟認為，協(xié)同工作系統(tǒng)的建設是集團型企業(yè)推進服務創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、成果轉化，以及落實企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要保障，是企業(yè)應對市場競爭的關鍵舉措，也是核心價值鏈的管理和監(jiān)督落地的基礎能力。
處理好三個關系
李小娟表示，集團型企業(yè)要從企業(yè)的實際情況出發(fā)，以發(fā)展的眼光來看待協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設，遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設計、統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一運維、快速推廣”的原則來建設系統(tǒng)，將有助于達成業(yè)務貫穿、成果復用、信息共享、降低建設成本和縮短建設周期的目標。具體來說，應該處理好以下三種關系：
首先，要處理好系統(tǒng)建設與落實“服務創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、成果轉化”目標之間的關系。企業(yè)需要適時調整戰(zhàn)略和制度以應對日新月異的市場變化，管理精細化程度和管控需求也會隨之變化。作為集團型企業(yè)日常運營管理和制度監(jiān)管的延伸，協(xié)同辦公系統(tǒng)要有足夠的擴展性來適應這種變化。
其次，要處理好系統(tǒng)建設目標和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略之間的關系。協(xié)同辦公系統(tǒng)建設的目標最終要服務于發(fā)展戰(zhàn)略并融入其中，并且滿足“企業(yè)治理、風險管理和合規(guī)審查”的價值定位。因此，信息管理部門要緊跟著集團的中長期戰(zhàn)略，主動作為，扎實工作。
最后，要處理好系統(tǒng)與企業(yè)核心價值鏈的管理和監(jiān)督落地的關系。集團型企業(yè)要實現(xiàn)核心價值鏈的管理和監(jiān)督落地，實現(xiàn)業(yè)務處理過程的可追溯，不斷強化企業(yè)的執(zhí)行力，就要強化風險內控、內部監(jiān)督和督辦問責等。然而，市場競爭、改革發(fā)展、戰(zhàn)略執(zhí)行、依法治企等內外部多重壓力疊加，給集團型企業(yè)的信息化建設帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。通過慧點科技集團型協(xié)同辦公平臺的建立，可以讓企業(yè)更加從容地面對這些壓力和挑戰(zhàn)，從關注繁雜的信息系統(tǒng)建設轉變?yōu)楦訉Ｗ⒂谄髽I(yè)本身的運營管理、組織和制度建設。
李小娟表示，集團型企業(yè)要遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設計、統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一運維、快速推廣”的原則來建設系統(tǒng)
兼顧基礎管理和個性化需求
由此可見，協(xié)同辦公系統(tǒng)在集團型企業(yè)管理中充當著越來越重要的角色，因此系統(tǒng)的選型也格外重要。李小娟強調，集團型企業(yè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)建設不可能一勞永逸，要隨企業(yè)的變化而變化，因此系統(tǒng)除了要具有強大的功能以外，還要基于開放、可擴展、易開發(fā)的平臺�；埸c科技集團型協(xié)同辦公系統(tǒng)Indi。Office正是這樣一款產(chǎn)品。
據(jù)悉，慧點科技集團型協(xié)同辦公系統(tǒng)基于高性能、高可用、可伸縮的集團化架構，針對集團型企業(yè)多層級、分布廣、業(yè)務和管理模式多樣化的特點，幫助企業(yè)解決集團管控過程中低效率、低績效、高成本的問題，從而提升企業(yè)縱向管控和橫向協(xié)作的效率和質量，有力支撐企業(yè)業(yè)務流程改進和運營管控。其主要功能如下：
其一，作為集團型企業(yè)的統(tǒng)一工作平臺。系統(tǒng)為集團型企業(yè)提供日常工作處理的統(tǒng)一工作平臺，通過與用戶緊密相關的內外部信息、待辦事宜和應用系統(tǒng)進行無縫集成，幫助用戶迅速定位需要處理的待辦工作、待閱郵件，以及其他需要處理的事宜等。系統(tǒng)還可針對不同層級的用戶提供不同的界面，確保工作臺能滿足不同角色員工的要求。
其二，信息管理。系統(tǒng)提供通知公告新聞、網(wǎng)上調查、領導日程和集團公共通信錄等信息的管理。
其三，效能統(tǒng)計管理。對協(xié)同辦公系統(tǒng)中各類流程提供多維度監(jiān)控，通過統(tǒng)計、分析流程審批的時間、數(shù)量、流轉效率、辦理情況等數(shù)據(jù)，并結合BI報表工具進行圖形化展現(xiàn)，從而使集團型企業(yè)能夠實時掌握流程狀態(tài)、深度分析業(yè)務流程效率，為企業(yè)的管理提升提供依據(jù)。
其四，集團公文管理。系統(tǒng)能全面適應集團型企業(yè)的公文特點和公文應用模式，通過強大的工作流引擎和內置的標準化模板，幫助集團型企業(yè)構建從總部到下屬企業(yè)全覆蓋的電子公文網(wǎng)絡，提供公文起草、審批、質量評價、套打蓋章、發(fā)送、歸檔、發(fā)文后跟蹤和收文辦理的全生命周期管理。
其五，集團協(xié)作往來聯(lián)系單。系統(tǒng)可幫助集團型企業(yè)構建跨組織機構的部門級協(xié)作體系，通過表單和流程銜接各部門間的往來與協(xié)作，提升集團內部組織協(xié)作效能。
此外，慧點科技集團型協(xié)同辦公系統(tǒng)還具有行政業(yè)務、企業(yè)郵箱、人事管理和IT管理等功能。對于多數(shù)企業(yè)而言，可以借助系統(tǒng)快速實現(xiàn)基礎管理制度的固化和落地。
而集團型企業(yè)的個性化需求，則可以通過系統(tǒng)的支撐平臺Indi。Platform來滿足。集團型企業(yè)可以借助Indi。Platform進行定制開發(fā)，將特色管理制度進行固化，然后包裝成管理模板，充分利用平臺的私有云架構在成員企業(yè)中進行快速推廣，從而在運營管理層面實現(xiàn)“統(tǒng)一管控、監(jiān)管落地、兼顧差異、資源共享”的目標。
值得一提的是，Indi。Platform是慧點科技基于IBM Lotus Domino打造的、面向集團型企業(yè)協(xié)同和流程類應用的快速開發(fā)平臺，具有高性能、穩(wěn)定、安全、易維護、易擴展、可快速開發(fā)、高性價比、支持平滑升級等特點。
沉淀千余家用戶經(jīng)驗
李小娟介紹，慧點科技集團型協(xié)同辦公系統(tǒng)是慧點科技在十余年、千余家集團企業(yè)管理信息化實踐積累的基礎上，以先進的GRC管理理念為核心，潛心打造的適用于中國大型集團企業(yè)的協(xié)同辦公產(chǎn)品，能為集團企業(yè)帶來以下價值：
- 規(guī)范管理過程、落實管理要求、保障管理秩序，實現(xiàn)業(yè)務的可追溯、可審計，強化企業(yè)執(zhí)行力；
- 支撐面向企業(yè)的靈活多變的管理策略的落地，縮短流程整改進程，提高企業(yè)運營效率和適應市場的能力；
- 集團化架構可支持全球協(xié)同工作，實現(xiàn)制度、流程與人的高效協(xié)作；
- 落實集團統(tǒng)一管控要求，實現(xiàn)管理復制，提升對成員企業(yè)的管控水平；
- 實現(xiàn)職能部門專項管控的體系化和專業(yè)化，利用IT手段創(chuàng)新管理模式，提升管理效能；
- 通過一站式的任務處理機制、強大的流程模型和流程監(jiān)控，提高用戶滿意度；
- 借助成熟、規(guī)范的產(chǎn)品體系架構，降低學習和溝通成本；
- 支持流程管理分級授權，責權明晰，用戶對被授權流程具有完整的管理權；
- 統(tǒng)一協(xié)同平臺，縮短系統(tǒng)建設周期，降低項目建設和運維成本。
據(jù)悉，慧點科技集團型協(xié)同辦公系統(tǒng)已廣泛應用于能源電力、石油石化、鋼鐵冶金、交通、金融、制造和政府等領域，成為企業(yè)協(xié)同運營、統(tǒng)籌管控、理念傳播的重要工具。
