專業(yè)的呼叫中心平臺(tái),結(jié)構(gòu)復(fù)雜。一個(gè)典型的呼叫中心,至少要包含核心交換設(shè)備(傳統(tǒng)TDM交換機(jī)、語音板卡、傳統(tǒng)型IP-PBX或軟交換服務(wù)器)、CTI服務(wù)器、IVR服務(wù)器、錄音服務(wù)器、傳真服務(wù)器、VOIP網(wǎng)關(guān)、業(yè)務(wù)服務(wù)器等。一方面,呼叫中心設(shè)備價(jià)格昂貴;另一方面,呼叫中心運(yùn)行過程中,需要有專業(yè)的維護(hù)團(tuán)隊(duì)。
為此,目前業(yè)界呼叫中心建設(shè)主要有2種模式:
一:自建呼叫中心
對于大型企業(yè)和機(jī)構(gòu)而言,他們有足夠的預(yù)算和專業(yè)人才,會(huì)建立自己專有的呼叫中心。
自建呼叫中心,可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求定制平臺(tái)特性,更好的為客戶提供專業(yè)的服務(wù)。
有些客戶(銀行、證券等)為保密考慮,也必須自建呼叫中心。
二.租用呼叫中心
對于小型企業(yè)和機(jī)構(gòu)而言,坐席人數(shù)不多,規(guī)模不大,獨(dú)立建設(shè)一個(gè)呼叫中心平臺(tái)成本太高,維護(hù)也很麻煩。
對此,呼叫中心外包商應(yīng)運(yùn)而生。呼叫中心外包商自己投資建設(shè)一個(gè)規(guī)模龐大,坐席人員分散的呼叫中心平臺(tái),分租給小型企業(yè)和機(jī)構(gòu)使用。小企業(yè)和機(jī)構(gòu)不需要投資呼叫中心設(shè)備建設(shè)成本,也不需要專業(yè)的呼叫中心維護(hù)團(tuán)隊(duì),只需要支付設(shè)備租金和通話費(fèi)即可。
更有甚者,呼叫中心外包商除提供設(shè)備外,還提供坐席人員租賃服務(wù)。企業(yè)和機(jī)構(gòu)甚至不需要自己的員工去坐席工作,直接租用呼叫中心外包商的坐席人員即可。
以上2種模式,能夠滿足業(yè)界大部分的呼叫中心需求。但是對于政務(wù)值班(應(yīng)急辦、機(jī)要局、信訪辦等)的呼叫中心,以上2種方式都不合適。
政務(wù)值班呼叫中心有如下特點(diǎn):
1. 話務(wù)量少,傳統(tǒng)方式建設(shè)成本高
政務(wù)值班的呼叫中心,一般只有1-4條外線,坐席人員也只有1-2人。一般情況下,每天的話務(wù)量不會(huì)超過100個(gè)。傳統(tǒng)的呼叫中心,一般都是30坐席起步,如果建設(shè)傳統(tǒng)的呼叫中心,成本太高,也很浪費(fèi)。
2. 有保密要求,不能租用
政府部門的呼叫中心,很多涉及到機(jī)要文件傳達(dá),工作部署等,保密要求較高,不能租用呼叫中心外包商的平臺(tái)。
3. 無專業(yè)維護(hù)人員
為了維護(hù)呼叫中心平臺(tái)的正常運(yùn)行,需要專業(yè)的維護(hù)人員。一般區(qū)級以下政府部門沒有這些編制。
所以,目前很多政務(wù)值班室,都采用最簡單的電話機(jī)+傳真機(jī)值班的方式。這種方式成本低,也滿足保密要求。但是這種方式有如下“痛點(diǎn)”:
1. 領(lǐng)導(dǎo)指示記不住
領(lǐng)導(dǎo)打電話來部署工作,說了好多,有些沒記住,又不好打電話回去問領(lǐng)導(dǎo)。
2. 騷擾電話很煩人
有些對社會(huì)有抱怨情緒的人士,每天半夜三更,一遍一遍不停的打政務(wù)服務(wù)電話來騷擾,嚴(yán)重影響值班員的工作和休息。
3. 撥打電話太慢
有通知要下發(fā)時(shí),需要下發(fā)的相關(guān)單位和個(gè)人數(shù)量很多,需要挨個(gè)查通訊錄和撥打電話。查通訊錄和撥打電話都很慢,嚴(yán)重影響工作效率。
4. 發(fā)傳真太慢
因工作流程要求,政府很多正式工作文件需要以傳真形式發(fā)送。使用傳真機(jī),逐個(gè)單位依次發(fā)送,速度很慢,效率很低。
深圳優(yōu)仕康為滿足這類政務(wù)值班的需求,推出了一種政務(wù)值班專用呼叫中心UDS600.該設(shè)備專為政務(wù)值班設(shè)計(jì),相比普通呼叫中心設(shè)備容量較小,但是,根據(jù)政務(wù)值班業(yè)務(wù)特點(diǎn)做了很多定制優(yōu)化。
該設(shè)備有如下特點(diǎn):
1. 一體化設(shè)備,上電即用
該呼叫中心是一臺(tái)桌面型設(shè)備,上電即用。無需傳統(tǒng)呼叫中心繁瑣的安裝和配置,也不需要專業(yè)的維護(hù)人員。
設(shè)備采用圖形化界面,人機(jī)交互友好,操作簡單,使用人員無需培訓(xùn)即可使用。
2. 一鍵呼叫,方便快捷
常用對象以圖標(biāo)顯示,一鍵呼叫,方便快捷。
設(shè)備含分級分組通訊錄,查找方便。對象以圖標(biāo)形式展現(xiàn),清晰美觀。
同時(shí),設(shè)備支持呼入排隊(duì)、選答、轉(zhuǎn)接、三方通話等常用功能。
3. 黑名單,屏蔽騷擾電話
設(shè)備有黑名單功能,能夠屏蔽惡意騷擾電話。
4. 全程錄音,事件可回溯
設(shè)備全程錄音,隨時(shí)回聽。徹底解決領(lǐng)導(dǎo)指示記不住的問題。
同時(shí),全程錄音,所以事件可回溯。
5. 電子傳真,快捷高效,綠色環(huán)保
設(shè)備支持電子傳真。發(fā)送工作通知時(shí),可以群發(fā),提高工作效率。接收傳真時(shí),可屏蔽大量垃圾和廣告?zhèn)髡妫?jié)省紙張,綠色環(huán)保。
6. 其他特色功能
交班留言:
值班員完成8小時(shí)值班后,由下一個(gè)值班員輪換。經(jīng)常有一些事情需要跨時(shí)段處理,當(dāng)前值班員需要給下一班值班員交接一些后續(xù)需要跟進(jìn)的事宜。
設(shè)備支持交班留言,當(dāng)前班次的值班員可以給下一個(gè)班次的值班員進(jìn)行語音留言。交接事宜不會(huì)遺漏,且責(zé)任清晰,避免推卸責(zé)任和扯皮。
夜間服務(wù):
一般情況下,在半夜時(shí)電話很少,值班員又不能離開值班崗位,以免漏接電話。值班員希望能夠夜間把電話轉(zhuǎn)入休息室。夜間躺在休息室值班,工作和休息兩不誤。
設(shè)備支持設(shè)置夜間服務(wù)模式。設(shè)置夜間服務(wù)模式后,值班電話自動(dòng)轉(zhuǎn)入休息室。進(jìn)入夜間服務(wù)模式后,系統(tǒng)仍然具有錄音、轉(zhuǎn)接、三方通話等所有功能。
停電可用:
政府值班室不是專業(yè)電信機(jī)房,沒有專業(yè)的UPS設(shè)備保證不停電。
該設(shè)備支持掉電后仍可打電話的功能,避免漏接重要電話。
該設(shè)備除滿足政務(wù)值班需求外,還適用于消防、武警、工業(yè)園區(qū)、企業(yè)(電力,石油等)等行業(yè)和單位的值班應(yīng)用。