- Veritas最新調研報告顯示，員工正削弱企業(yè)對公司數(shù)據(jù)的管控力
- 數(shù)據(jù)管理實踐應與信息共享的發(fā)展實現(xiàn)同步，否則企業(yè)將面臨合規(guī)和數(shù)據(jù)安全的風險
北京 – 2021年3月10日 – 今日，全球數(shù)據(jù)保護及數(shù)據(jù)管理領域的領導者Veritas Technologies發(fā)布了Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report（Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報告），突出強調了錯誤使用即時通訊軟件（IM）和商業(yè)協(xié)作工具的風險。該調研顯示，超過七成員工表示曾用上述工具分享過對業(yè)務至關重要的公司敏感數(shù)據(jù)。
隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷創(chuàng)新完善，即時通訊軟件已成為人們溝通的重要工具，新冠疫情更是加速了其發(fā)展速度。Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report（Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報告）對包括中國在內的10個國家的12,500名辦公室職員進行了問卷調查。調研發(fā)現(xiàn)，員工正在削弱企業(yè)對公司數(shù)據(jù)的管控力，企業(yè)可能將面臨合規(guī)和數(shù)據(jù)安全的風險：在中國市場，74%的員工保存了他們通過即時通訊軟件分享的信息，與之相反的是，60%的員工則選擇在平臺完全刪除信息。如監(jiān)管機構要求查看平臺記錄，這兩種情況都可能給企業(yè)帶來不可預計的損失。
Veritas調研報告發(fā)現(xiàn)，中國員工在即時通訊軟件上分享的敏感數(shù)據(jù)包括：客戶信息（28%）、人力資源相關信息（26%）、合同信息（20%）、業(yè)務計劃（23%），甚至包括新冠病毒核酸檢測結果（21%）。另外，員工普遍使用商業(yè)協(xié)作工具來完成交易、處理訂單甚至同意加薪，但他們認為，即使這么做，也不會產(chǎn)生有法律效應的正式記錄。調研顯示，有67%的中國員工認為公司保存了他們的這些信息。
Veritas 公司大中華區(qū)總裁楊晨表示：”對大多數(shù)人來說，我們的工作生活方式從2020年開始發(fā)生了重大轉變，越發(fā)依賴線上應用與社交軟件。多數(shù)企業(yè)正在緊急改進數(shù)據(jù)管理策略，以便將新興的業(yè)務應用平臺納入其中。”
即時通訊軟件的頻繁使用，加劇了問題出現(xiàn)
研究表明，自新冠疫情爆發(fā)以來，員工使用Zoom、Teams和微信等即時通訊軟件的時間增加了20%。目前，中國員工平均每天花費3.1個小時在這些應用程序上，其中，30%的員工每周需要花費超過一半的工作時間�，F(xiàn)在，大量的業(yè)務都通過這些軟件進行，員工也認為平臺協(xié)議具有約束力。例如，通過即時通訊軟件，44%的員工接受并處理了訂單，31%的員工接受了求職者的推薦信，34%的員工接受了已簽署的合同。
在全球范圍內，盡管有30%的員工因在這些平臺分享敏感數(shù)據(jù)而遭到雇主斥責，但數(shù)據(jù)還是在共享。這些警告可能并沒什么用，因為在接受調查的所有員工中，有79%表示他們將來還是會分享此類信息。
楊晨表示：“我們可以清楚看到，限制員工使用即時通訊軟件并不起作用。相反，我們不應與之對抗，而是要解決問題。”
即時通訊軟件幾乎和電子郵件一樣被信任
當被問及哪種溝通方式最能證明一項協(xié)議的約束力時，我們發(fā)現(xiàn)，員工認為多數(shù)平臺上的信息能成為可靠證據(jù)，但公司未必能準確抓�。�
- 95%的中國員工認為即時通訊軟件是對協(xié)議的可靠認定，等同于電子郵件和書面協(xié)議
- 91%的中國員工信任電子簽名，90%信任電話，89%信任短信
- 另外，76%甚至認為社交媒體可作為達成一致的可靠證據(jù)
另外，通過對比各個國家之間的調研數(shù)據(jù)，我們也看到了一些引人注意的差異：
- 總體來看，34%的員工會接受通過即時通訊軟件發(fā)出的訂單，并著手處理。但存在地區(qū)差異——在中國，有49%的員工會采取銷售行動，而在美國只有29%的員工會這樣做
- 74%的中國員工會保存自己在即時通訊軟件上分享的信息，而在美國和英國，這一數(shù)據(jù)是58%和44%
- 出于個人目的而使用商業(yè)溝通工具的意愿存在很大差異——57%的中國和韓國員工使用過公司溝通工具進行私人對話。相比之下，美國員工的比例為47%,而英國僅為32%
- 平均有30%的受訪者曾因使用即時通訊軟件而遭到雇主斥責，這表明一些雇主在公司規(guī)定方面比其他雇主更清楚。在韓國，這一數(shù)字上升到40%,但在中國下降到24%
楊晨認為：“目前，商業(yè)數(shù)據(jù)無處不在。完成交易，處理訂單，分享敏感個人信息等都通過視頻會議和信息平臺進行。在中國，公司和員工對即時通訊軟件的依賴高于其他國家，如不及時采取措施，可能將公司置于巨大風險中。對中國企業(yè)來說，把這些快速增長的數(shù)據(jù)納入保護及合規(guī)中顯得尤其重要。”
針對商業(yè)協(xié)作隱患的應對措施
對于希望重新獲得對公司數(shù)據(jù)管控力的企業(yè)，Veritas推薦以下措施，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理實踐與信息共享的發(fā)展同步：
- 對滿足業(yè)務需求的即時通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具進行標準化——這將限制雜亂無序的擴展；
- 制定信息共享政策——這將有助于控制敏感信息的共享；
- 針對部署好的工具和規(guī)定，為所有員工提供培訓——這將有助于減少違反規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生；
- 使用eDiscovery和SaaS數(shù)據(jù)備份解決方案，將來自即時通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具中的數(shù)據(jù)整合到企業(yè)的數(shù)據(jù)管理策略當中——這將使企業(yè)能夠充分利用軟件和工具，而不會將業(yè)務置于風險之中。
調研方法
Veritas Hidden Threat of Business Collaboration Report（Veritas商業(yè)協(xié)作隱患報告）由3Gem于2020年11月23日至12月8日完成，其數(shù)據(jù)來源于來自澳大利亞、巴西、中國、法國、德國、新加坡、韓國、阿聯(lián)酋、英國和美國的12,500名在工作中使用即時通訊軟件和商業(yè)協(xié)作工具的辦公室員工。
關于 Veritas
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