「**律所案件管理需求剖析」
湖南**律所事務(wù)所，一家經(jīng)湖南省司法廳審批成立的綜合性律師事務(wù)所，政府機(jī)構(gòu)、企、事業(yè)單位等多家機(jī)構(gòu)的法律顧問，專注于刑事案件的處理，具有豐富的執(zhí)業(yè)經(jīng)驗，并在業(yè)界享有良好的聲譽(yù)。
然而在案件跟進(jìn)過程中，**律所主要依靠律所內(nèi)勤人員以及律師的記憶來進(jìn)行案件資料上傳、案件進(jìn)度以及辦案流程的提醒等。由于案件跟進(jìn)過程中時間節(jié)點(diǎn)多、周期長，可能會造成案件跟進(jìn)重要節(jié)點(diǎn)的遺忘，進(jìn)而導(dǎo)致聯(lián)系當(dāng)事人獲取案件材料與案件材料上傳至法院不及時等問題的出現(xiàn)。同時，律所合伙人不能系統(tǒng)地掌握所有的案件信息。為解決這些問題，**律所迫切地需要一套案件管理系統(tǒng)來進(jìn)行案件流程管控等。
「**律所案件管理系統(tǒng)建設(shè)」
針對**律所的現(xiàn)狀，暢遠(yuǎn)技術(shù)基于釘釘宜搭平臺，為其搭建了一套集案件派發(fā)、跟進(jìn)與回款于一體的案件管理系統(tǒng)。
一、案前：內(nèi)勤人員可通過系統(tǒng)進(jìn)行案件登記，并完成案件派發(fā)。
在該案件管理系統(tǒng)上，**律所內(nèi)勤人員通過填寫“案件登記”表來登記案件基本信息。登記成功后，頁面將自動跳轉(zhuǎn)至“案件派發(fā)”表，內(nèi)勤人員在填寫或補(bǔ)充律師/業(yè)務(wù)員等人員信息后，即可進(jìn)行案件派發(fā)工作。案件派發(fā)后，系統(tǒng)將自動把案件跟進(jìn)信息通過釘釘推送給相應(yīng)的律師與業(yè)務(wù)員。與此同時，通過該系統(tǒng)的“派發(fā)詳情”數(shù)據(jù)列表，律所內(nèi)勤人員可快速查看到所有案件的派發(fā)和結(jié)案情況。
二、案中：內(nèi)勤人員可通過系統(tǒng)實時修改案件信息。 內(nèi)勤人員可根據(jù)案件實際情況，在案件跟進(jìn)過程中隨時隨地對案件進(jìn)行改派；同時，亦可在其權(quán)限范圍內(nèi)對案件基礎(chǔ)信息進(jìn)行更改。
三、案中：律師可通過系統(tǒng)進(jìn)行案件進(jìn)度填寫和接收案件進(jìn)度提醒。
當(dāng)律師收到案件派發(fā)釘釘提醒后，可在該系統(tǒng)“我的跟進(jìn)”數(shù)據(jù)列表中查看到自己負(fù)責(zé)的案件及其案件信息，并可直接點(diǎn)擊相關(guān)案件表頭信息，進(jìn)行填寫或修改案件進(jìn)度。
案件管理系統(tǒng)將根據(jù)“案件進(jìn)度填寫”頁面內(nèi)的時間字段信息，自動形成案件跟進(jìn)提醒，并通過釘釘及時將案件進(jìn)度提醒推送至相應(yīng)的律師與業(yè)務(wù)員。
四、案后：律師、內(nèi)勤、業(yè)務(wù)人員可通過系統(tǒng)高效進(jìn)行案件結(jié)案和回款。
在案件結(jié)束后，律師和內(nèi)勤人員在案件管理系統(tǒng)填寫“案件結(jié)案”表，即可對案件進(jìn)行結(jié)案歸檔。已結(jié)案歸檔的案件無法再進(jìn)行跟進(jìn)進(jìn)度填寫，同時該案件所有信息將在律師“我的跟進(jìn)”、內(nèi)勤“派發(fā)詳情”數(shù)據(jù)列表中自動移除。
而關(guān)于案件的回款問題，業(yè)務(wù)員在案中和案后都會接收到釘釘自動發(fā)起的“回款跟進(jìn)提醒”，不會存在遺忘收款或者案件回款嚴(yán)重拖延的情況。當(dāng)收到案件回款后，內(nèi)勤或業(yè)務(wù)員可通過系統(tǒng)“回款跟進(jìn)”表，進(jìn)行與本人相關(guān)的案件回款記錄填寫�；谄髽I(yè)資金保密性原則，系統(tǒng)對不同職位的員工進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置，如：合伙人可查看所有案件的回款記錄、內(nèi)勤與業(yè)務(wù)員不可查看歷史回款記錄與回款詳情等。
五、合伙人通過系統(tǒng)可一目了然地掌握律所案件情況。
基于案件管理系統(tǒng)，**律所合伙人能從案件派發(fā)詳情、案件總覽、案件統(tǒng)計、回款明細(xì)等數(shù)據(jù)列表頁，查看到律所總部和分所的案件情況。通過這些詳細(xì)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，合伙人可清楚地了解到律所核心業(yè)務(wù)變化、哪類案件數(shù)量接辦最多、每位律師辦理過哪些類型案件、每個案件的回款明細(xì)等，全面掌控律所運(yùn)營狀況，及時調(diào)整戰(zhàn)略等。
暢遠(yuǎn)技術(shù)基于釘釘為**律所搭建的案件管理系統(tǒng)，幫助該律所實現(xiàn)了案前登記、案中跟進(jìn)、案后回款的全流程管控；在減少員工工作量與提高員工工作效率的同時，增強(qiáng)了律所合伙人對內(nèi)部人員日常辦公的管理。接下來，暢遠(yuǎn)技術(shù)將持續(xù)優(yōu)化服務(wù)和產(chǎn)品，為更多的單位提供更優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)，幫助他們實現(xiàn)辦公自動化、數(shù)字化。
