每天大會(huì)小會(huì)成了職場(chǎng)人的日常，光預(yù)約會(huì)議室、通知人員參會(huì)就要花費(fèi)許多時(shí)間！Yeastar 智慧辦公-會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)新功能上線，豐富實(shí)用的功能幫助職場(chǎng)人輕松高效組織會(huì)議！
01.會(huì)議審批
Q：會(huì)議室有重要設(shè)備，每次預(yù)約都要發(fā)消息通知管理員審批，太麻煩了怎么辦？
A：會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)“會(huì)議審批”功能，實(shí)現(xiàn)審批消息自動(dòng)發(fā)送，預(yù)約人無(wú)需親自溝通，審批流程更高效，會(huì)議室財(cái)產(chǎn)安全有保障。
- 在「會(huì)議室設(shè)置」開(kāi)啟審批功能，設(shè)置免審批人員，免審批人員預(yù)約會(huì)議室后可直接使用；
- 在「會(huì)議室管理」將需要審批的會(huì)議室設(shè)置為“審批會(huì)議室”，并設(shè)置1個(gè)或多個(gè)審批人員，預(yù)約該會(huì)議室需要經(jīng)過(guò)指定人員審批才能使用；
- 用戶預(yù)約審批會(huì)議室后，審批人員會(huì)在平臺(tái)“審批列表”、郵件或協(xié)同辦公軟件收到審批通知，審批人可對(duì)預(yù)約申請(qǐng)進(jìn)行“通過(guò)”或“拒絕”。
02.會(huì)議服務(wù)
Q：開(kāi)會(huì)前需調(diào)試設(shè)備，聯(lián)系不上IT人員，著急開(kāi)會(huì)怎么辦？
A：通過(guò)會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)“會(huì)議服務(wù)”功能，用戶預(yù)約會(huì)議室時(shí)，只需選擇服務(wù)類型，需求會(huì)自動(dòng)同步負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)人提前做好準(zhǔn)備，如會(huì)議室設(shè)備調(diào)試、茶水準(zhǔn)備或會(huì)后衛(wèi)生清潔等，讓開(kāi)會(huì)更加省時(shí)省心。
- 在「會(huì)議室設(shè)置」開(kāi)啟會(huì)議服務(wù)，添加服務(wù)類型和對(duì)應(yīng)的聯(lián)系人；
- 用戶在預(yù)約會(huì)議室時(shí)，點(diǎn)擊“更多選項(xiàng)”，開(kāi)啟會(huì)議服務(wù)功能，選擇服務(wù)類型，保存便完成會(huì)議服務(wù)預(yù)約。
03.添加外部參會(huì)人
Q：有外部人員參會(huì)，內(nèi)部通知完后還需另外通知，效率太低怎么辦？
A：會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)“添加外部參會(huì)人員”功能，讓用戶在選擇參會(huì)者的時(shí)候，可以添加公司外部的人員作為參會(huì)者。只需輸入外部人員郵箱，會(huì)議室預(yù)約成功后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送郵件通知外部人員參與會(huì)議。
04.會(huì)議室收藏
Q：會(huì)議室數(shù)量多、列表太長(zhǎng)，怎樣才能快速找到自己經(jīng)常預(yù)約的那間？
A：用戶通過(guò)會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)的“會(huì)議室收藏”功能，收藏自己偏好或經(jīng)常用的會(huì)議室，預(yù)約時(shí)勾選“只展示收藏”，便可以快速定位到收藏的會(huì)議室進(jìn)行預(yù)約。
05.會(huì)議室排序
Q：增加新的會(huì)議室，預(yù)約界面的會(huì)議室列表無(wú)法調(diào)整排序，怎么辦？
A：Yeastar 智慧辦公的會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)具備“會(huì)議室排序”功能，管理員可以將會(huì)議室按照使用性質(zhì)、所在樓層等類型進(jìn)行排序。用戶端界面按照排序結(jié)果展示，便于集中展示同類型會(huì)議室，員工預(yù)約更快捷。
