這家公司擁有四個(gè)辦事地點(diǎn)和14名醫(yī)師，每個(gè)工作日最多會(huì)接到1,500個(gè)電話，其中半數(shù)的目的是預(yù)約。他們需要一套能夠有效處理這些電話的系統(tǒng)，這就是Avaya
IP Office。
IP Office通信系統(tǒng)能夠利用語音和IP技術(shù)，幫助Dermatology集團(tuán)這樣的企業(yè)降低成本，提高工作效率，改善客戶服務(wù)。公司不必為自己的各個(gè)辦事處設(shè)置不同的電話號(hào)碼，現(xiàn)在，患者只需撥打西奧蘭治公司總部的唯一號(hào)碼，語音提示會(huì)幫助他們轉(zhuǎn)往各個(gè)部門，完成帳單計(jì)費(fèi)、處方藥續(xù)配、問題咨詢等，另外，一支特殊團(tuán)隊(duì)將專門致力于審查并確保這些問題已經(jīng)明確傳達(dá)給了對應(yīng)的醫(yī)師、保險(xiǎn)理賠或預(yù)約安排人員。分散在全部五個(gè)辦公地點(diǎn)的十一名全職客服代表負(fù)責(zé)接聽來電和安排預(yù)約，他們利用自己的臺(tái)式電腦來接聽電話，這使得他們可以在自己的電腦屏幕上看到醫(yī)師的日程安排，并根據(jù)所有醫(yī)生的空閑情況，安排患者在任意一個(gè)辦事處就診。