深圳南瑞公司eWork即時(shí)電子工作平臺(tái)應(yīng)用方案
2005/04/26
電子辦公日益被提上企業(yè)管理日程，如何選用電子辦公平臺(tái)來幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效、集成化的管理，被眾多具有遠(yuǎn)見的管理者重視�！凹磿r(shí)通訊”辦公平臺(tái)的建立更是將管理提升到信息化的軌道上來，而企業(yè)信息化的推進(jìn)又將帶來企業(yè)管理觀念、管理手段、工作習(xí)慣、利益分配、企業(yè)文化等多方面脫胎換骨的變化。隨著電子辦公平臺(tái)更新的需求加劇，廣聯(lián)集團(tuán)的eWork因其優(yōu)異的性能而受到越來越多企業(yè)的關(guān)注。近日，在深圳南瑞科技有限公司舉行的電子辦公平臺(tái)招標(biāo)中，eWork又從眾多產(chǎn)品中脫穎而出，一舉中標(biāo)。
一、用戶現(xiàn)狀分析：
深圳南瑞科技有限公司隸屬于南瑞集團(tuán)，是國內(nèi)電力系統(tǒng)繼電保護(hù)和變電站綜合自動(dòng)化領(lǐng)域的主流供應(yīng)商之一，資產(chǎn)規(guī)模 2 億元，年銷售額3億元。南瑞公司下設(shè)有十多個(gè)部門，在深圳、南京兩地都有辦公、科研場所，兩地的研究所之間日常存在大量信息交互和協(xié)調(diào)工作。而由于時(shí)間和空間的限制，妨礙了及時(shí)溝通，影響了工作效率，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：
- 原有會(huì)議成本高。由于各部門需要其他部門協(xié)助的項(xiàng)目不斷增多，開會(huì)成為工作中必要的環(huán)節(jié)。但傳統(tǒng)的會(huì)議方式過于保守，開會(huì)要浪費(fèi)很多時(shí)間。這樣，迫切希望能隨時(shí)與各部門溝通，同時(shí)節(jié)省人力、交通費(fèi)的成本。
- 信息傳遞緩慢，溝通交流不便。隨著業(yè)務(wù)量的快速增加，跨部門、跨地區(qū)協(xié)作日益頻繁，很多問題只能通過郵件形式溝通，存在信息傳遞慢及回復(fù)時(shí)間長的問題。以前公司和南京研究所之間通過電話、傳真、人員互訪等傳統(tǒng)方式交流信息，勢必會(huì)造成人員之間、部門之間的聯(lián)系不夠緊密，而且造成企業(yè)一定程度上的資源浪費(fèi)。
- 工作職責(zé)分配不是很清晰。在傳統(tǒng)任務(wù)分配工作中，經(jīng)常會(huì)遇到兩種情形：一是新同事不是很清楚每個(gè)同事的具體工作職責(zé)，找不到相應(yīng)的人辦事。每人完成各自的工作后，缺乏有效的溝通合作。甚至工作范圍之間存在很大的縫隙，任務(wù)被分割為若干部分，因缺乏相互的聯(lián)系而無法整合在一起，使企業(yè)的目標(biāo)計(jì)劃不能快速、準(zhǔn)確的完成。另一種情形是員工的任務(wù)重合，工作范圍的重疊，使工作效果受到影響。
- 決策周期較長。因?yàn)闇贤ú槐阍斐尚畔鬟f慢，而導(dǎo)致各種決策周期長，效率得不到很好的提高。
面對上述問題和應(yīng)用需求，廣聯(lián)集團(tuán)根據(jù)南瑞科技公司的實(shí)際情況，采取"全盤考慮，精心設(shè)計(jì)，統(tǒng)一管理，合作應(yīng)用"的策略, 為其量身打造了一套集即時(shí)通訊、企業(yè)管理、商務(wù)聯(lián)絡(luò)于一體的“
eWork ”電子辦公平臺(tái)，使之成為一個(gè)健全、高效的信息化管理平臺(tái)，來實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。
南瑞科技公司eWork 電子辦公平臺(tái)拓?fù)鋱D
二、解決方案：
1、 構(gòu)建視頻會(huì)議系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)兩地研究所和部門之間的實(shí)時(shí)辦公通訊。
對于在深圳和南京都有辦公場所的南瑞公司而言，跨越時(shí)空范圍的、實(shí)時(shí)的遠(yuǎn)程會(huì)議方式的優(yōu)勢顯得更為突出，因?yàn)樘幱诓煌牡乩砦恢�，傳統(tǒng)的溝通方式很難逾越這種地理上的溝通障礙，而集成在eWork即時(shí)電子溝通平臺(tái)上的視頻會(huì)議系統(tǒng)即可掃除這種障礙，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的溝通，提高工作效率，降低企業(yè)的溝通成本。
eWork視頻會(huì)議可以非常好的應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部溝通、各種會(huì)議，企業(yè)和客戶以及合作伙伴的交流，客戶服務(wù)系統(tǒng)，遠(yuǎn)程培訓(xùn)等方面，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程的實(shí)時(shí)音視頻的交流。
作為基于IP 網(wǎng)絡(luò)的視頻會(huì)議系統(tǒng)，eWork視頻會(huì)議系統(tǒng)主要完成音頻、視頻和數(shù)據(jù)協(xié)作信息的三個(gè)信息模塊的交互。它提供多路混音、多路視頻，并提供電子白板、ppt
演示、文字交談等數(shù)據(jù)協(xié)作功能。多路視頻更充分適應(yīng)了企業(yè)的實(shí)際需要：可以使公司和南京研究所之間以及公司各部門之間隨時(shí)進(jìn)行面對面的交流，及時(shí)傳達(dá)、交流，快速執(zhí)行新的政策，就好像大家都坐在一個(gè)會(huì)議室中召開會(huì)議一樣，真正實(shí)現(xiàn)兩地實(shí)時(shí)通訊、同步辦公。以前由于辦公地點(diǎn)分散，時(shí)間、交通費(fèi)用等開會(huì)成本特別高�，F(xiàn)在通過視頻會(huì)議系統(tǒng)，隨時(shí)可召集和預(yù)約各種會(huì)議，避免人車勞頓，省時(shí)省力。
2、 實(shí)現(xiàn)兩地研究所之間和各部門之間協(xié)同辦公。
根據(jù)南瑞公司的工作性質(zhì)，需要兩地研究所和各部門的協(xié)同工作，共同完成一個(gè)科研項(xiàng)目或一個(gè)工作任務(wù)，因此對于協(xié)同辦公的要求也相對較高。通過eWork提供的即時(shí)消息、手機(jī)短信、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、文檔共享、系統(tǒng)公告、IP
電話、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)傳真、遠(yuǎn)程連接等功能即可實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)同辦公的要求。
a．當(dāng)工作需要其他同事協(xié)作共同完成的時(shí)候，可以通過發(fā)送即時(shí)消息、向?qū)Ψ桨l(fā)出協(xié)作請求，如果對方不在線，還可以選擇發(fā)送離線消息或手機(jī)短信的方式發(fā)送請求，對方可以直接給使用者回復(fù)，從而實(shí)現(xiàn)雙方的協(xié)作要求。
b.工作的過程中往往有一些電子文檔、資料需要在相關(guān)人員之間傳遞，采用eWork 即時(shí)電子溝通平臺(tái)提供的文檔共享功能，可避免傳統(tǒng)電子郵件傳遞文件時(shí)存在安全隱患，以最快的速度傳遞文件；同時(shí)能夠提供多種格式文件和多媒體數(shù)據(jù)等在內(nèi)的跨網(wǎng)段的文件傳遞。當(dāng)然，系統(tǒng)中也保留了電子郵件的功能，讓使用者在一個(gè)溝通平臺(tái)下即可實(shí)現(xiàn)對各種溝通方式的需要。
c.傳統(tǒng)的電話溝通只能實(shí)現(xiàn)兩個(gè)人之間的相互溝通，而且每個(gè)企業(yè)都會(huì)為此付出一部分費(fèi)用。eWork即時(shí)電子溝通平臺(tái)內(nèi)部整合了IP Phone 功能，話音清晰，為用戶（尤其是在異地的用戶）節(jié)省多達(dá)80％的長途通話費(fèi)用。此外，還能夠支持無限多人通話，便于團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作。
d.傳真是日常工作中經(jīng)常用到的溝通方式之一， eWork 的客戶只要像輸入分機(jī)號一樣輸入接收者的eWork編號，就可以完成傳真的自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)；當(dāng)有傳真到達(dá)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒有新的傳真，方便使用者及時(shí)接收傳真。
在經(jīng)過允許的情況下，成員間可共享自己的桌面及應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)庫，以求得共同完成任務(wù)、良好的團(tuán)隊(duì)氣氛和溝通。所有這些功能的實(shí)現(xiàn)，都是充分考慮了南瑞的協(xié)同辦公的需求，為兩地研究所之間和部門之間真正建立起一個(gè)高效的協(xié)同辦公的平臺(tái)。
3、 實(shí)現(xiàn)移動(dòng)、遠(yuǎn)程辦公。
南瑞公司經(jīng)常需要與出差在外的同事或者在異地代理商進(jìn)行溝通。由于eWork即時(shí)電子工作平臺(tái)是基于互聯(lián)網(wǎng)的統(tǒng)一體系的網(wǎng)域信息協(xié)同工作平臺(tái)，因此系統(tǒng)提供的各種功能均可以實(shí)現(xiàn)公司移動(dòng)、遠(yuǎn)程辦公的需要，當(dāng)使用者需要和異地的同事、代理商進(jìn)行溝通時(shí)，可以選擇eWork提供的的各種溝通方式中的一種，完成隨時(shí)隨地的溝通需要。
在網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)，采用了國際標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議保證信息安全，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)也采用了嚴(yán)格的加密算法保證數(shù)據(jù)安全，確保員工在公司外使用時(shí)，也不會(huì)泄密。
4、 制定精密工作圖，實(shí)現(xiàn)工作職責(zé)分配、任務(wù)管理。
很多企業(yè)經(jīng)常會(huì)遇到這種情形：由于職責(zé)和分工的不明確，導(dǎo)致整個(gè)客戶的抱怨沒有人去及時(shí)處理，大家不知道對方在處理什么事務(wù)，不知道自己怎么協(xié)助別人來完成同一個(gè)任務(wù)。這種情況下，公司內(nèi)部人員急需一種合作和信息的交換，每個(gè)人明確個(gè)人的工作，領(lǐng)導(dǎo)也能明晰下屬的工作范圍和具體職責(zé)，便于監(jiān)督工作完成的情況和安排新的工作，確保下屬工作的有序地進(jìn)行。
南瑞公司的eWork電子工作平臺(tái)中具備的精密工作圖是用來提供精確密集的工作的MAP 圖，使用者根據(jù)自己所在的部門明確個(gè)人的工作職責(zé)，并做詳細(xì)的描述，包括工作的性質(zhì)、目標(biāo)等等，在相應(yīng)的工作職責(zé)下還可以制定詳細(xì)的工作任務(wù)，并可將已完成的任務(wù)歸檔，便于管理上級可根據(jù)工作職責(zé)分派工作任務(wù)；工作職責(zé)和工作任務(wù)以樹狀形式顯示，使得員工對自己的工作任務(wù)一目了然，不會(huì)遺漏任何事情。領(lǐng)導(dǎo)方便掌握下級的工作狀況，也可以通過查看員工的精密工作圖明確其職責(zé)，更好的安排工作，大大提高整個(gè)部門的工作效率。
三、實(shí)施效果
目前，深圳南瑞公司的eWork電子工作系統(tǒng)已投入使用，極大地促進(jìn)了其各項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)的開展。解決了部門間溝通障礙、提高了部門工作效率，它提供了多種多樣的信息管理和溝通方式，隨時(shí)隨地滿足溝通及管理的需要。具體而言，主要有以下優(yōu)點(diǎn)
：
1．不僅使企業(yè)成本大大降低、還使企業(yè)效率成倍增長。eWork系統(tǒng)功能運(yùn)行基于專網(wǎng)，為企業(yè)節(jié)省大量的運(yùn)營費(fèi)用。如電話費(fèi)用：eWork的IP電話、視頻會(huì)議、傳真、即時(shí)信息、手機(jī)短信等都有效地利用IP網(wǎng)絡(luò)；其它執(zhí)行費(fèi)用：eWork的電子白板和ppt/word等文檔的實(shí)時(shí)共享和同步演示為異地辦公以及項(xiàng)目研討提供了統(tǒng)一、及時(shí)、方便的工作溝通平臺(tái)，減少了大量的差旅費(fèi)用。此外，通過多種溝通工具的綜合運(yùn)用，如傳真群發(fā)：利用傳真功能，可以脫離傳真機(jī)，不但可以節(jié)省紙張，節(jié)約辦公成本，而且還可以實(shí)現(xiàn)傳真智能發(fā)送，實(shí)現(xiàn)多人、多文件自動(dòng)排隊(duì)、自動(dòng)發(fā)送，只需一次操作就可以把多個(gè)文件傳真到多個(gè)部門。不僅如此，eWork還可以實(shí)現(xiàn)短信群發(fā)、郵件群發(fā)、多路音頻視頻功能，通過這些功能極大的提高了企業(yè)工作效率，真正達(dá)到了事半功倍的效果。
2．隨時(shí)可召集和預(yù)約會(huì)議、成員溝通順暢。企業(yè)成員之間可以同過eWork提供的各種溝通手段進(jìn)行問題討論、日程安排、會(huì)議通知、工作協(xié)作等，.加快了日常信息的交換和溝通。隨著視頻系統(tǒng)的推廣和使用，解決了以往通過電郵傳遞信息和回復(fù)緩慢的缺點(diǎn)，如今通過視頻會(huì)議，可做到隨時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行面對面的溝通，方便及時(shí)地提出和解決問題。
3．管理細(xì)致，職責(zé)明確。eWork使整個(gè)企業(yè)各個(gè)部門及分支機(jī)構(gòu)的工作情況，甚至每個(gè)人的工作情況都變得十分“透明”，提高了管理效率，降低了管理成本。通過eWork的精密工作體系，可以將項(xiàng)目管理細(xì)化到對每一個(gè)人、每一個(gè)任務(wù)的管理，使整個(gè)項(xiàng)目始終處于可控的范圍內(nèi)。
4．績效考核：由于日常工作繁忙，常常忘記有些該做的事情，通過精密工作體系可以提醒人們該做的事情，完成后還能自動(dòng)形成工作日志交給上級，作為績效考核的量化依據(jù)，也是一個(gè)自我督促的過程。
5．項(xiàng)目培訓(xùn)：南瑞公司充分利用eWork的各種溝通手段開展了形式多樣、突破時(shí)空、地域限制的項(xiàng)目和技術(shù)培訓(xùn)。
6．技術(shù)論壇：南瑞公司通過eWork搭建了一個(gè)成員之間進(jìn)行技術(shù)交流討論的園地，使整個(gè)項(xiàng)目成員的技術(shù)水平有了很大的提高。
深圳南瑞公司供稿 CTI論壇編輯
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