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袁博士專欄 之十
如何用數(shù)字進行管理

2002/01/07

　　一個呼叫中心的運營管理, 如果從整個行業(yè)的共性來看, 可以從以下九個方面來著手: 1.表現(xiàn)指標,2.客戶滿意度, 3.人力資源管理, 4.話務分配過程, 5.知識管理, 6.財務成本, 7.設施, 8.技術投入與集成度, 9.戰(zhàn)略定位認知

　　除了最后一項戰(zhàn)略定位認知外, 其余各項都是通過具體數(shù)字衡量體現(xiàn)出來. 各呼叫中心之間的比較也通過這些指標的比較來判定.

1.表現(xiàn)指標

• 平均響應速度

• 平均談話時間

• 平均掛機后處理時間

• 平均放棄率

• 平均放棄前等候時間

• 來話阻斷率

• 座席代表呼出/呼入單位時間次數(shù)

• 騷擾電話比例

• 電話轉接比例

　　當將呼叫中心的作用與市場營銷, 銷售一起來檢視時, 下列指標也常常用到:

• 營銷代碼獲取率

• 來電客戶分類比較

• 銷售線索/來話量比率

• 成交訂單/來話量比量

• 座席代表單位銷售額

• 新老客戶通話指標比例

• 外撥總數(shù)與成功率

　　我將在今后文章中更詳細地討論這些問題.

2.客戶滿意度

　　客戶滿意度可以通過各種調查得到. 問卷調查的問題數(shù)目不等, 通�？梢跃C合得出一個從1到5的整體滿意度指標. 一般來說, 由于要和行業(yè)內比較, 由一個獨立調查公司或媒體來做較有可比性.

3.人力資源管理

• 候選/錄用比例

• 每周培訓時數(shù)

• 新員工培訓成本

• 新員工培訓天數(shù)

• 座席代表與主管比例

• 座席代表與培訓, 質量監(jiān)控人員比例

• 通話質量監(jiān)控評分

• 座席代表出勤記錄

• 座席利用率

• 員工流失率

• 主管監(jiān)控指導與處理升級電話時間比

• 專業(yè)與通用型座席代表比例

4.話務分配流程

• 呼入菜單層級

• 呼入菜單每層選擇數(shù)

• 呼入分配隊列數(shù)

• 技能組數(shù)量

• 單個技能組技能分級數(shù)

• 同時接收呼入總數(shù)

• IVR線路數(shù)

• 溢出時間閾值

5.知識管理

• 座席代表技能得分

• 座席代表客戶信息可接觸field數(shù)

• 客戶信息更新率

• 產品, 服務信息庫含量

• 座席代表使用系統(tǒng)數(shù)

6.財務成本

• 人力資源費用及比例

• 通訊費用及比例

• IT費用及比例

• 不動產費用及比例

• 企業(yè)分攤成本及比例

• 預算與實際費用比較

• 每通電話平均成本

• 每個座席平均成本

7.設施

• 平均座席方格面積

• 座席面積與場地總面積之比

• 平均噪音分貝數(shù)

• 附屬設施人均面積數(shù)(包括休息間, 會議室, 洗手間等)

8.技術投入

• 座席平均IT保障人數(shù)

• 座席平均IT年預算

• 系統(tǒng)最大障礙與修復時間

　　在這樣一個充滿數(shù)字的環(huán)境里, 作為一個管理者應該注重以下幾個方面:

　　1.數(shù)據(jù)的連續(xù)性

　　由于數(shù)字是要進行歷史比較的, 從一開始就應給出明確定義并妥善存儲. 如果某些定義必須要改動, 應記錄更動的時間與內容, 否則數(shù)字的比較會變得沒有意義.

　　2.看似簡單指標的復雜性

　　有些數(shù)字指標看上去很直觀, 初聽起來也很容易理解, 但仔細琢磨就有各種不同定義的可能性. 比如放棄率, 直觀地說就是客戶電話被座席代表接起來之前的掛斷情況. 但是, 如果你的電話進入菜單先報出企業(yè)名稱, 并隨后給出多個選擇, 在來電者作出幾級選擇后并可能使用了IVR系統(tǒng)后再進入隊列, 那從何時開始計算起始時間就應根據(jù)系統(tǒng)及來電者的具體情況來決定. 很可能不少來電者是撥錯號碼而在聽到公司名稱播報后意識到而掛斷. 這些掛斷者顯然與座席代表太忙而客戶不愿等待而離去的性質與處理方式完全不同.

　　3.主管的數(shù)字敏感性

　　如果你是一個見到大量數(shù)字就頭大的經理, 你最好趁早改行(當然, 現(xiàn)在從事銷售, 營銷, 服務管理也越來越多要和數(shù)字大交道, 但還不到呼叫中心對數(shù)字的依賴程度), 很多呼叫中心的現(xiàn)場掛有電子顯示屏, 主要呼入指標隨時更新. 主管們的電腦屏幕上也充滿了動態(tài)數(shù)字. 各種隨時, 日, 周, 月報表也都是以數(shù)字, 圖表為主. 如果呼叫中心兼有銷售任務, 數(shù)字更是和最終的收入與利潤相連. 你若在會議上, 電子郵件中不能就某些數(shù)字的變化, 推導立即作出反應與判斷, 就很難勝任這一工作. 另外, 現(xiàn)在很多大學畢業(yè)生對Excel這樣的軟件都不能熟練掌握, 也會是工作中的一大障礙.

　　4.專職人員的設立

　　除了管理人員需要敏感的數(shù)字能力外, 大量數(shù)據(jù)的處理, 報表的生成及結果的分析應由專人來做, 比如設立運營分析師的位置來負責日報, 周報及月報的制作發(fā)行. 大量共用性數(shù)據(jù), 如來電者的信息分析也需要這樣一個專家來負責處理.

　　5.企業(yè)文化的差異

　　呼叫中心的數(shù)字化管理要求管理者以日, 周作為管理回顧單位, 而許多公司的大多數(shù)部門的管理總結周期都長得多, 許多甚至以年為單位. 不僅僅常常無法在行事效率, 風格, 文化上溝通銜接, 就是許多系統(tǒng)支持也會經常跟不上.

　　6.上下游部門的數(shù)據(jù)配合

　　呼叫中心的數(shù)據(jù)管理往往與其他部門聯(lián)在一起. 例如, 要分析預測來電數(shù)量, 需要市場部門提供營銷廣告及其他活動的發(fā)布密度與具體時間, 要知道銷售結果, 需要訂單處理及配送部門的相關數(shù)據(jù). 在大多數(shù)沒有全面的ERP和CRM系統(tǒng)的企業(yè)里, 必須注意與其他部門的數(shù)據(jù)協(xié)調.

　　想要知道對數(shù)字的依賴及對效率的重視, 看一看管理會議上的狀況就略知一二. 在一個數(shù)字導向文化的企業(yè)(部門), 可以看到會上人人用著筆記本電腦外加一臺計算器圍著打出的屏幕上的數(shù)據(jù)在計算,討論.